Die gemeinsame Nutzung von Ressourcen bildet die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit. Univention Groupware Server unterstützt die gezielte Freigabe von Informationen. Dadurch erhält jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Daten, die für ihn relevant sind. Außerdem ermöglicht UGS natürlich den Mailversand mit unterschiedlichen Clients.

Obwohl UGS selber auf Linux basiert, verbindet es problemlos Linux- und Windows-Rechner miteinander. Die Software unterstützt alle gängingen E-Mail-Clients. Weil sie Standardtechnologien und -protokolle verwendet, ist sie zu vielen Adress- und Kalendersystemen kompatibel. Sie können beispielweise Microsoft Outlook wie gewohnt weiternutzen und auch eine Integration in die Benutzerverwaltung von Active Directory ist durch den UCS AD-Connector möglich.

Die Datensicherheit wird von UGS durch die Verschlüsselung des Datenaustausch mit Client-Programmen sichergestellt. Ein- und ausgehende Mails werden durch integrierte lizenzfreie Anti-Virensoftware und ein Programm zum Abblocken von Spam geprüft. Außerdem ist es möglich, Virencanner und Spamfilter von Third-Party-Anbietern einzubinden.

Mit einer flexiblen Rechtevergabe kann jeder Benutzer festlegen, wer auf seine individuellen Adressbestände Zugriff erhält. Außerdem gibt es ein zentrales Adressbuch, in dem automatisch jeder in UGS registrierter Benutzer erscheint. Mit Kolab2 für UCS 2.2 können Benutzer, Gruppen und Mailinglisten aus dem Verzeichnisdienst OpenLDAP in ein globales Adressbuch auf dem IMAP-Server synchronisiert werden. Dadurch entfällt in vielen Fällen die Notwendigkeit eines speziellen Adressbuch-Plugins für Microsoft Outlook.
Daneben verwaltet Univention Groupware Server alle Aufgaben, die in einem Projekt anfallen. Die Groupware-Komplettlösung speichert zu jeder Aufgabe Informationen wie Beschreibung, Zeitrahmen, beteiligte Mitarbeiter, Fortschritt und zugehörige Dokumente. Univention Groupware Server weist Aufgaben ähnlich wie Terminen Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen zu und gibt sie bei Bedarf für Benutzer und Benutzergruppen zur Einsicht frei.

Für die effiziente Terminplanung steht mit Frei/Gebucht-Listen ein weiteres Werkzeug zur Verfügung. Belegte Zeiten in den Kalendern der Mitarbeiter sind auf Wunsch für alle erkennbar. So sieht jeder, welcher Kollege zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung steht oder verhindert ist.

Eine elektronisches Postfach muss nicht untätig bleiben, wenn ein Mitarbeiter auf Dienstreise geht. Er selbst stellt vorher über die Abwesenheitsfunktionen ein, an welche Adresse Univention Groupware Server die eintreffenden E-Mails weiterleiten soll. Außerdem bestimmt der Mitarbeiter, ob sein Postfach Kopien dieser E-Mails sammelt und ob die Absender automatisch über seine Abwesenheit benachrichtigt werden. Sollen seine Kolleginnen und Kollegen eintreffende Mails für ihn beantworten, autorisiert er sie über Univention Groupware Server, seine E-Mail-Adresse zu nutzen.