Mit dem Release von UCS@school 4.1 R2 haben wir unsere Schul-IT-Lösung jetzt mit zwei weiteren Funktionen für das zentrale Management von digitalen Identitäten und Berechtigungen ausgestattet. Von nun an ist es möglich, Nutzerkonten für Lehrkräfte und Schüler auch schulübergreifend für mehrere Schulen gleichzeitig einzusetzen. Außerdem können jetzt in der Schulverwaltung gespeicherte Nutzerdaten über automatisierte Importmechanismen in das Identity-Management zu übernommen werden. Diese neuen Funktionen reduzieren signifikant die Pflegeaufwände für das Management der Identitäten und Berechtigungen von Schülern und Lehrkräften. Damit haben wir einen weiteren wichtigen Schritt getan, um UCS@school weiter zu einer Lösung auszubauen, mit der Schulträger ihren Schulen ein zentrales und kostengünstiges Management von IT-Anwendungen und digitalen Identitäten ermöglichen.
Schulübergreifende Nutzerkonten für Zuordnung von Schülern und Lehrkräften zu mehreren Schulen
Mit der Einrichtung von schulübergreifenden Nutzerkonten sind wir einem Wunsch unserer Schulkunden gefolgt, da inzwischen bis zu ein Drittel der Schüler und Lehrkräfte an mehr als einer Schule tätig sind. Um auf Schulrechner, Anwendungen, gemeinsame Daten oder ihre Mailkonten zugreifen zu können, mussten sie bisher separate Nutzernamen und Passwörter für die jeweilige Schule verwenden. Mit den schulübergreifenden Nutzerkonten können Schuladministratoren nun einen Nutzer gleich mehreren Schulen zuordnen und ihm damit alle nötigen Rechte für die Nutzung der dortigen IT einräumen. Für die in der jeweiligen Schule im Einsatz befindliche Software wie beispielsweise Online-Lernplattformen, Filesharing oder E-Mail-Lösungen werden die Berechtigungen der Nutzer automatisch übernommen.
Automatisierter Import von Nutzerdaten aus Schulverwaltungssoftware
Eine zweite wichtige Neuerung im Release 4.1 R2 von UCS@school ist die Einführung von Automatisierungsprozessen für den Abgleich von Nutzerdaten zwischen Verwaltungs und Schul-IT. Denn Schulen sind hinsichtlich der Zahl ihrer „Beschäftigten“ großen Unternehmen vergleichbar, jedoch mit dem Unterschied, dass sich die gesamte „Belegschaft“ jährlich verändert, indem sie die Klasse oder gar die Schule wechselt. Bisher zog das einen doppelten Aufwand nach sich: Änderungen mussten sowohl in der Verwaltungssoftware als auch und in der Schul-IT vorgenommen werden.
Deshalb hat unsere Entwicklungsabteilung nun den Mechanismus zum Import von Nutzerkonten aus der Schulverwaltung in die jeweiligen Schulen um eine Automatisierungslogik erweitert. Die Nutzernamen und E-Mail-Adressen werden dabei automatisiert aus den Daten der Schulverwaltung generiert und dem Identitätsmanagement von UCS zur Verfügung gestellt. Auf Wunsch können auch weitere Felder für die Darstellung zusätzlicher Informationen definiert werden.
Für diesen Import stellt UCS@school eine Schnittstelle bereit, die es möglich macht Daten aus der Schulverwaltung direkt zu übertragen. Dabei können auch ganz unterschiedliche Dateiformate wie XML, JSON, CSV ohne Konvertierung einfach an UCS@school übergeben und dort weiterverarbeitet werden. Den Schulen stehen so automatisch, beispielsweise zum Schuljahresbeginn oder beim Schulwechsel eines Schülers, dessen aktuelle Nutzerkonten zur Verfügung. Eine manuelle Bearbeitung wird überflüssig und Aufwände so signifikant reduziert.
