Screenshot vom Kalender in EGroupware

Das Univention App Center macht es leicht, auf einer stabilen Basis eine weit entwickelte Collaboration-Lösung zu installieren und einzurichten. Univention Corporate Server (UCS) bietet diese Basis – auch zur Integration mit anderen Open-Source-Lösungen. EGroupware entstand im Jahre 2003 und ist damit eine der frühen Collaboration-Lösungen im Open-Source-Spektrum. Aus diesem Grunde verwendet das Produkt an keiner Stelle proprietäre Formate, sondern ausschließlich offene Standards. Zugleich nutzt EGroupware andere Open-Source-Produkte als Basis, beispielsweise den Verzeichnisdienst LDAP, die Datei- und Druckdienste von Samba und die Datenbank MariaDB. Die offene, kooperative Herangehensweise an Softwareentwicklung erleichtert maßgeblich die Integration der Groupware mit UCS und anderen Open-Source-Lösungen.

EGroupware bietet Vielfalt an Features

Über die ersten Grundfunktionen wie E-Mails, Kontakte und Gruppenkalender ist das Produkt längst hinausgewachsen. Daneben ist die Funktion des Projektmanagers entstanden, mit dem sich Geschäftsprozesse koordinieren lassen. Workflows führen zu Ereignissen, die sich als Aufgaben managen lassen. Das Dateimanagement-Modul sorgt dafür, dass allen im Team die für ihre Arbeiten notwendigen Dokumente vorliegen. Das integrierte Ticketsystem lässt sich als Helpdesk im Unternehmen nutzen oder zur Verfolgung strukturierter Abläufe.

Screenshot der Mailfunktion von EGroupware

Mailfunktionen für sicheren Dateiaustausch – in- und extern

Eine der herausragenden Eigenschaften von EGroupware ist es, auch in Teams mit externen Mitarbeitern den direkten Austausch sehr großer Dateien zu ermöglichen. Manche Mail-Service-Anbieter – und noch verbreiteter Unternehmen und Verwaltungen – haben Dateigrößen-Beschränkungen bei E-Mail-Anhängen, weshalb Administratoren immer wieder Ausnahmen einrichten müssen, die letztlich zum Sicherheitsproblem werden können oder Anwender auf Cloud-Plattformen wie Dropbox verleiten.

EGroupware-Anwender können externen Mitarbeitern, zum Beispiel Projektpartnern, nicht nur Dateianhänge senden, sondern über einen Link Zugriff auf Dokumente ermöglichen. Dabei lassen sich genaue Rechte vergeben, wie lange der Link zur Verfügung steht, ob das Dokument heruntergeladen werden darf, ob es nur lesbar oder auch bearbeitbar ist. Dieses Feature macht es unnötig, Externen einen eigenen Account einzurichten. Es erleichtert also ohne Sicherheitsprobleme eine Kooperation, wie sie im wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Leben heutzutage erforderlich ist. Außerdem kann man Benachrichtigungen (auch für Externe) aktivieren, um Änderungen an Dokumenten oder Ordnern zu verfolgen.

Mobiles Arbeiten mit EGroupware

Foto von Handy mit EGroupware AnwendungEin ebenso zeitgemäßes Feature ist ein Template für mobile Anwendungen, das es seit der aktuellen Version 16.1 gibt. Der Clou ist, dass sich die Benutzeroberfläche automatisch auf die vorhandene Bildschirmgröße anpasst – und das reicht herunter bis zum empfohlenen Mindestmaß von 5 Zoll bei Smartphones oder Tablets. Dabei werden die Bildelemente nicht einfach verkleinert, sondern die Darstellung auf das Wichtigste reduziert. Trotzdem sind alle Funktionen vorhanden, nur tiefer gestaffelt. Die Bedienung erfolgt bei Smartphones und Tablets mit den dort üblichen Tipp- und Wischgesten. Neben dem mobilen Zugriff kann der Nutzer E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Dateien mit EGroupware synchronisieren. Somit sind diese auch offline verfügbar. Die Kommunikation mit dem Server erfolgt dabei über Internet-Standards wie CalDAV/CardDAV, ActiveSync oder WebDAV.

Customization der Benutzeroberfläche

EGroupware Administratoren und Anwender haben sehr viele Freiheiten, die Benutzeroberfläche an ihre Anforderungen und Vorlieben anzupassen. Mit benutzerdefinierten Feldern, Typen oder eigenen Templates bildet EGroupware ihre Geschäftsprozesse ab. Bildschirmelemente lassen sich neu platzieren, verkleinern, vergrößern, in den Vordergrund heben oder verbergen. Die Funktionen folgen einer wählbaren Farbführung. In einem Projekt, das mit der Version 14 begann und mit Release 16.1 abgeschlossen wurde, hat das Entwicklerteam die Bedienungsschemata für alle Funktionen vereinheitlicht.

Einfache Verwaltung und Anbindung an IT

Für Administratoren ist die einfache Verwaltung von Benutzern, Gruppen, Zugriffsrechten und Mailkonten entscheidend – natürlich ist dies auch über die mobile Anwendung möglich. Des Weiteren bietet EGroupware Authentifizierungsmöglichkeiten gegen Active Directory, LDAP, Mailserver oder die SQL-Datenbank – damit ergeben sich diverse Optionen zur Anbindung an eine bestehende Infrastruktur. Updates der EGroupware sind über das Docker-System von UCS jederzeit schnell und einfach ausführbar.

EGroupware Roadmap

EGroupware gibt es für UCS derzeit in der Version 16.1. In Kürze wird die Version 17.1 erscheinen, die bald darauf auch im Univention App Center verfügbar sein wird. Sie wird neben einer anpassbaren Log-in-Seite ein besseres gemeinsames Editieren von Dokumenten ermöglichen und auch S/MIME-Verschlüsselung statt bisher nur PGP bieten. Die weitere Roadmap sieht unter anderem Zwei- oder Multifaktoren-Authentifizierung, Sharing von kompletten Einträgen einschließlich Dateien und die Einbindung von Collabora-Online-Office vor. Es ist angedacht, funktionale Erweiterungen in einem App Store sowie die Groupware per Docker im Container statt in komplexen Betriebssystem-spezifischen Paketen verfügbar zu machen.

Installationsvoraussetzungen

EGroupware kommt ohne Installation auf Clients aus. Diese benötigen lediglich einen Web-Browser. Auf dem Server erfordert die Groupware ein 64-Bit-Linux wie UCS, 8 GB Arbeitsspeicher und 50 GB Festplattenplatz. Die Empfehlung der Entwickler ist PHP Version 7.0. Für größere Umgebungen lassen sich die Systemkomponenten auf mehrere Server verteilen, auf Webserver, Datenbank sowie Mail-, LDAP- und andere Server. Als Webserver kann alternativ zu „Apache“ auch „nginx“ zum Einsatz kommen, das sich als Cluster-Lösung implementieren lässt und somit EGroupware auch in sehr großen Umgebungen möglich macht.

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Birgit Becker

Birgit Becker befasst sich seit 11 Jahren mit digitalen Lösungen für optimierte Zusammenarbeit, Koordination und Kommunikation in Unternehmen. Sie ist zuständig für IT-Consulting und Support rund um die Open-Source-Software EGroupware und seit 2016 Geschäftsführerin der EGroupware GmbH.

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