Gut, dass es Groupware gibt. Sie ist aus unserem Büroalltag gar nicht mehr wegzudenken und das vernetzte Arbeiten für den Erfolg des Unternehmens unabdingbar. Aber es fallen jedem Nutzer ein paar Punkte ein, die besser laufen könnten. Klar, welche Software ist schon perfekt? Wir bei DIGITEC haben jedenfalls ein paar Lücken erkannt und uns daran gemacht, diese für unsere Kunden zu schließen. So sind bei uns die eZ Produktpalette und der B.I.S. entstanden, die wir hier gern näher vorstellen wollen. Man findet diese natürlich auch im Univention App Center.

Keine doppelte Datenpflege mehr mit dem B.I.S.

Stellen wir uns einmal ein kleines bzw. mittelständisches Unternehmen vor, das sich für die Groupware Open-Xchange entschieden hat zum Schreiben von Emails, Pflegen von Kontakten, Organisieren von Besprechungen und Aufgaben. Über die Weboberfläche wird dies auch von allen Mitarbeitern im Außendienst genutzt. Einige Mitarbeiter benutzen zusätzlich ihr Smartphone in Verbindung mit dem Google Kalender, um ihre Termine zu verwalten. Als Kundenmanagementsystem kommt z.B. SuiteCRM zum Einsatz, mit dem das Management Geschäftsentwicklungen beobachtet und plant. Ein Teil der Mitarbeiter pflegt in SuiteCRM die aktuellen Kundenstatus, Angebote und Rechnungen.
Klingt nicht unrealistisch, oder? Doch die Nutzung mehrerer unterschiedlicher Systeme bedeutet, dass jeder neue oder geänderte Kundenkontakt, jeder Termin und auch jede kundenbezogene Aufgabe von der Groupware in das CRM-System und ggf. zum Google Kalender übertragen werden muss. Nur so kann man sicherstellen, dass alle Mitarbeiter stets die aktuellsten und korrekten Daten nutzen.
Doppelte Datenpflege nervt, ist fehleranfällig, kostet Zeit und somit Geld und ist – dem B.I.S. sei Dank – überflüssig.
Der Business Integration Server (B.I.S.) ist eine Integrationsplattform zur serverseitigen Synchronisation von Daten zwischen diversen Groupware Lösungen und Kunden-/Kontaktmanagement-Systemen (CRM bzw. ERP).

 

Die Technologie hinter dem B.I.S.

Als plattformunabhängige Lösung, die auf modernster Java-Technologie aufbaut, lässt sich der Business Integration Server problemlos installieren. Über eine web-basierte Administrationsoberfläche lassen sich unterschiedliche Datenquellen für eine Synchronisation komfortabel einrichten und konfigurieren. Der modulare Aufbau und die offene Architektur erlauben eine einfache Erweiterung des Systems um Konnektoren für weitere Datenquellen. Im Standardpaket sind unter anderem Adapter für MS Exchange, Office365, Open-Xchange App Suite, Google, Zimbra Groupware, SugarCRM6.5.x, Sugar7, SuiteCRM, Vtiger und XING enthalten. Als skalierbare und mandantenfähige Lösung ist der Business Integration Server auch bestens für große Umgebungen bei Service Providern geeignet, die dadurch Dienste aus ihrem eigenen Portfolio oder dem ihrer Kunden integrieren können und somit Angebote schaffen, die weit über Email und Personal Information Management hinausgehen.

„Pimp your OX“ mit unseren eZ Produkten

Mittlerweile über 200 Millionen Anwender nutzen als OpenSource Groupware Open-Xchange. Als „Certified Open-Xchange Partner“ berät DIGITEC schon seit vielen Jahren bei der Einführung und der Migration zu OX.
Dennoch haben wir auch hier eine Lücke bei Funktionalitäten, die den Arbeitsalltag erleichtern würden, gesehen. Gemeinsam mit unseren Kunden und der Firma Open-Xchange als Partner haben wir daher die Idee zu unserer eZ Produktpalette entwickelt und die Software bei uns im Hause programmiert:
Ziel ist es, alle geschäftsrelevanten Informationen, einschließlich Emails und Dokumente, mit nur einem Klick zu erreichen und zu verwalten. Mit eZ core können Endbenutzer Kontakte, Ereignisse und Aufgaben miteinander verknüpfen und als virtuelle Geschäftsobjekte ohne zusätzliche Software von Drittanbietern organisieren und verfolgen. Aufgaben und Termine werden zu wichtigen Geschäftsaktivitäten und nicht zu einer einfachen To-Do-Liste.

Basierend auf der Kernfunktionalität von eZ core ermöglicht eZ sales zusätzlich eine intuitive Verwaltung von Verkaufschancen. Zusammen mit einem konfigurierbaren Sales Funnel und anderen Reporting-Tools bringt es die Vorteile eines Customer Relationship Management Systems in die OX App Suite und hilft dabei, das Kerngeschäft zu optimieren.

Auch Non-Profit-Organisationen können die Produktivität erheblich steigern, indem sie praktisch alle Geschäftsvorgänge und Arbeitsabläufe mit der Erweiterung eZ project steuern und organisieren.

Zu guter Letzt…

Was tun, wenn man mit der Groupware, die man nun einmal angeschafft hat, so gar nicht mehr zufrieden ist und man eigentlich lieber wechseln möchte? Vielleicht sogar zu OX mit den eZ Plug-Ins als Erweiterung? Auch dafür empfehlen wir den B.I.S., denn er macht mit seiner Daten Synchronisation einen Wechsel denkbar einfach.
Alle oben beschriebenen Produkte finden Sie im Univention App Center und wir von DIGITEC freuen uns, Sie beraten und unterstützen zu dürfen.

Sibylle Helms

Die Digital Marketing Spezialistin Sibylle Helms verfügt über 15 Jahre Erfahrung im IT und Online Publisher Bereich. Nach Stationen wie Yahoo und Microsoft ist sie seit 2017 bei DIGITEC in Hamburg für das Online Marketing und die PR zuständig.

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