Bild von alten Büchern

Bei Enterprise-Wikis wie BlueSpíce geht es um Technik und Features – aber auch ums Prinzip.

Wikis waren eine kleine Kulturrevolution. Die Idee dahinter: Unterschiedliche Menschen schreiben online gemeinsam an Texten, sie prüfen und diskutieren Änderungen, verbessern, ergänzen, verlinken und kategorisieren. Und durch die Arbeit und das Wissen der Vielen wird eine mächtige, zentrale Wissensbasis geschaffen, in der man fast immer findet, was man gerade wissen muss.

Wikipedia hat das Modell, offen Wissen auszutauschen, konsequent zu Ende gedacht und populär gemacht. Seit 17 Jahren ist sie die Anlaufstelle für Wissen im Web. Parallel dazu breiteten sich Wikis in Unternehmen aus. Die Open-Source-Software TWiki (1998) oder das proprietäre Confluence (2004) bereiteten den Boden für einen Siegeszug der Wiki-Technologie in Unternehmen. Zur Geschichte über Wikis in Unternehmen gehört natürlich auch die Wikipedia-Software MediaWiki (2002). Doch dazu gleich mehr.

Wikis als Enterprise-Software

Schon sehr früh zeigte sich, dass ein Wiki für ein Unternehmen anders gebaut sein muss als das Wiki für ein Online-Lexikon. Es muss technisch und organisatorisch anderen Anforderungen genügen.

Das geht los mit der Anbindung an das zentrale Authentifizierungssystem (LDAP, SAML), einem differenzierten Rechtemanagement und genereller Interoperabilität mit anderen Anwendungen. Vor allem aber muss die betriebsinterne Qualitätssicherung und Pflege der Inhalte unterstützt werden; beispielsweise mit Workflow-Tools, Freigabe-Mechanismen, Lesebestätigungen oder Wiedervorlagen. Weiter muss man Inhalte hierarchisieren und bündeln können, indem man beispielsweise einzelne Artikel zu „Büchern“ kombiniert. Und nicht zuletzt sind eine hervorragende Suche und eine sehr gute Performanz erforderlich. Eine Verarbeitung von strukturierten Metadaten und ein sicherer Austausch über API runden das Bild ab.

Erfolgreiche Enterprise-Wikis müssen als Inhouse- oder Cloudlösung, mit Docker oder als Appliance verfügbar sein. Anbieter, die nur eine Variante bieten, sind schnell weg vom Fenster. Und wie jede andere Enterprise-Software gehören zum „Produkt“ Firmen-Wiki natürlich auch die nötigen Services und Support.

Auf dem Markt hat sich in den letzten zehn Jahren eine sehr kleine Gruppe geeigneter Systeme herausgebildet. Dazu gehört Confluence als proprietäres System. Im Open-Source-Bereich sind XWiki, TWiki und verschiedene MediaWiki-basierte Systeme zu nennen. Bei Letzterem ist BlueSpíce MediaWiki das führende MediaWiki für Unternehmen.

Mit Enterprise Wikis definierte Zustände herstellen

Noch um 2010 sahen viele in Wikis nur eine Software für eine mehr oder weniger gepflegte Knowledgebase. Die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten kamen erst nach und nach in das Bewusstsein des Managements.

Heute beherbergen Wikis Organisationshandbücher, QM-Systeme mit Ablaufbeschreibungen und Zuständigkeiten, Protokolle, Notfall- und Risikomanagementanweisungen, Produktbeschreibungen, Service- oder Supporthandbücher, Dokumentationen von Software, Datenschutzauflagen oder Beschreibungen technischer Anlagen.

Enterprise-Wikis dokumentieren heute den Aufbau und Betrieb technischer Anlagen.

Für die Bewältigung all dieser Themen haben sich über die Zeit einige technische und formale Standards entwickelt – aber die Entwicklung ist hier noch lange nicht abgeschlossen.

Man könnte auch sagen: Wikis sind dazu da, in dynamischen Unternehmen definierte Zustände herzustellen. Sie geben Antwort auf die Frage: „Was machen wir wie?“ Wikis bieten daneben viel Raum, um Erfahrungen zu sammeln, um das Unternehmen gezielt weiterzuentwickeln.

Das Ziel: Weg vom Wissenssilo

Es gibt so gesehen kein Unternehmen und keine Organisation, das auf ein Wiki verzichten kann. Bei der Auswahl des Systems ist jedoch zu beachten, dass sich die verschiedenen Wiki Systeme in ihrer technischen Ausgestaltung sehr angeglichen haben, aber unter der Haube nach wie vor unterschiedlichen Ansätzen folgen.

Die früh auf Unternehmen getrimmten Lösungen wie TWiki oder Confluence antworteten auf zentrale Unternehmensanforderungen vor zehn Jahren. Damals hatten CEOs das Bedürfnis, dass Wissen schützbar ist. Es konnten „Spaces“ und „Webs“ eingerichtet werden. Also Bereiche, in denen nur berechtigte Mitarbeiter Zugang haben. Dieser Grundgedanke durchzieht die gesamte Architektur der Software bis zu dem Punkt, dass Dateianhänge grundsätzlich nicht zentral verfügbar sind. Daraus erwuchs jedoch das Problem, dass aus diesen Räumen neue Wissenssilos wurden. Der ökonomische und organisatorische Vorteil der zentralen Wissenssammlung und der Vernetzung des Unternehmens wurde dadurch konterkariert. Die Mitarbeiter standen am Ende wieder da und fragten sich, wie sie an die nötigen Informationen kommen, um ihren Job zu erledigen.

Um dieses Problem zu lösen, bot MediaWiki den interessanteren Ansatz. Die Wikipedia-Software MediaWiki verfolgte aufgrund seiner Aufgabe ganz das Konzept, Wissen zentral zusammenzuführen und umgekehrt nur diejenigen Inhalte zu schützen, die unbedingt geschützt werden müssen. Viele sprangen gleich auf diesen Zug auf: MediaWiki war von Beginn an die meist-installierte Wiki-Software in Unternehmen und sie ist es auch heute noch. Allerdings kamen viele unternehmenskritische Erweiterungen erst etwas später nach.

Aber natürlich kann man auch in MediaWiki das Wissen nach Berechtigungsgruppen aufteilen (über Namensräume oder durch Verteilen der Inhalte innerhalb einer WikiFarm). Und mit dem Erweiterungsstack von BlueSpíce MediaWiki lassen sich heute alle denkbaren Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen unternehmensgerecht und bedienfreundlich abbilden. Mit Erweiterungen aus der Semantic MediaWiki-Welt sind zudem hochindividualisierte Wissensplattformen möglich.

Screenshot BlueSpíce MediaWiki

Wikipedia’s way of sharing knowledge has been codified

Trotz der vielen Weiterentwicklungen und Anpassungen behielt MediaWiki seine Grundstruktur. Der Free-Software Hacker und ehemalige Wikimedia-Releasemanager Mark Hershberger hat einmal gesagt, Wikipedias Kultur des Wissenteilens sei in MediaWiki eincodiert. Dass MediaWiki-Nutzer den Eindruck haben, die zentralen Artikel schnell zu finden, liegt nicht zuletzt an der grundlegenden, man möchte schon fast sagen, zentralistischen Architektur, die die Nutzer sanft, aber nachdrücklich zwingt, sich auf einen Artikel und einen Begriff zu einigen und auf die relevanten Unterartikel zu verlinken. Und sie drängt dazu, Wissen eher freizustellen als wegzusperren.

Das erscheint auf den ersten Blick nicht mehr als eine philosophische Betrachtung. Doch für Unternehmen wird der effiziente Austausch von Wissen und die Standardisierung von Abläufen zunehmend zur zentralen Frage der Wettbewerbsfähigkeit. Fehler, Suchzeiten und Redundanzen reduzieren? Das ist eine rein ökonomische Frage.

Von daher besteht die Aufgabe darin, die Erfahrungen des Wikipedia-Universums und die getaktete Unternehmenswelt zusammenzuführen. Das bedeutet, immer wieder neue Technologien zu integrieren und MediaWiki immer wieder über sich selbst hinaus zu entwickeln. Nähere Informationen zu BlueSpíce MediaWiki erhalten Sie im Univention App Center.

BlueSpíce MediaWiki im App Center testen

 

Dr. Richard Heigl

Historiker, Unternehmensgründer, Wiki-Experte, Buchautor und Redner. 1971 im Ettal geboren, lebt Dr. Richard Heigl heute in Regensburg. Er arbeitet für die Hallo Welt! GmbH im Bereich Marketing und Vertrieb und bloggt regelmäßig zu den Themen Wiki, Social Web und was die große weite Welt der Informationstechnologien sonst noch so hergibt.

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