E-Rechnungen einfach umsetzen – mit EGroupware und Univention Corporate Server

Seit Januar 2025 gilt die neue gesetzliche Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich – höchste Zeit, sich damit vertraut zu machen! Wer Rechnungen digital übermittelt und verarbeitet, spart nicht nur Papier, sondern auch Zeit und Aufwand. UCS-Anwender müssen dafür keine zusätzliche Software anschaffen – die im Univention App Center angebotene Egroupware-Version 23.1 enthält ein neues Modul namens „Rechnungen“, das E-Rechnungen bereits unterstützt.

Mit E-Rechnungen wird alles einfacher: Rechnungen werden elektronisch übermittelt, automatisch empfangen und direkt weiterverarbeitet – ganz ohne Medienbrüche. Statt wie bei Papierrechnungen oder PDF-Dateien landen die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format direkt in Ihrem System. So wird die gesamte Abwicklung von der Erstellung bis zur Zahlung digital und effizient.

Mit der Rechnungen-App in EGroupware können Sie ganz einfach elektronische Rechnungen erstellen und empfangen – natürlich konform mit der EU-Norm EN 16931. Ob XRechnung (XML-Format) oder ZUGFeRD (hybrides PDF/XML), die App generiert automatisch das richtige Format, und das PDF-Layout lässt sich flexibel anpassen.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie mit der Rechnungen-App in EGroupware ganz einfach E-Rechnungen erstellen, versenden und empfangen – direkt in Ihrer UCS-Umgebung und ohne zusätzliche Software.

Seit Anfang 2025 heißt es: Schluss mit Papierbergen und PDF-Rechnungen! Denn eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen, damit sie automatisch verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF reicht nicht aus – es zählt nicht als rechtskonforme E-Rechnung.

Für Unternehmen im B2B-Bereich wird es ernst: Sie müssen ab sofort E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ganz so abrupt läuft die Umstellung aber nicht, denn es gibt Übergangsregelungen:

• 2025 und 2026 dürfen Sie noch Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungen versenden – aber nur, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 2027 ist das nur noch für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis 800.000 Euro (Stand 2026) erlaubt.
• EDI-Rechnungen (Rechnungen, die über ein Electronic-Data-Interchange-System laufen) bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 zulässig.

Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Frage: Brauchen wir jetzt ein neues Buchhaltungsprogramm? Oder noch schlimmer – ein weiteres teures Abomodell, nur um E-Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen? Gute Nachrichten für UCS-Anwender*innen: Das ist gar nicht nötig! Mit der Rechnungen-App in EGroupware haben Sie bereits eine komplette Lösung an Bord, die den Umstieg auf E-Rechnungen einfach macht.

Die Entwicklung der App ging rasant: Ende November fiel der Startschuss, nachdem eine PHP-Bibliothek für das XML-Format gefunden war. Keine drei Wochen später, am 14. Dezember, war die App fertig – und mittlerweile ist sie in der aktuellen EGroupware-Version 23.1 verfügbar.

Hinweis: Die Rechnungen-App gehört zur Enterprise Line (EPL) von EGroupware. In der Community Edition (CE) ist sie nicht enthalten.

Die Rechnungen-App finden Sie in EGroupware in der linken Seitenleiste unter dem Menüpunkt Rechnungen. Ein Klick darauf öffnet das Hauptfenster, in dem bereits verschickte oder importierte Rechnungen übersichtlich dargestellt werden. Die Tabelle können Sie ganz einfach nach den Spaltentiteln sortieren und so zum Beispiel nach Rechnungs-Nr./Datum, Käufer, Verkäufer oder Betreff filtern.

Neue Rechnungen erstellen Sie mit Hinzufügen, bestehende E-Rechnungen (strukturiertes XML oder PDF mit XML-Anhang) laden Sie über Importieren hoch. Beim Anlegen einer Rechnung geben Sie Betreff, Abrechnungszeitraum, Typ (aktuell Handelsrechnung 380), Kategorie, Rechnungsnummer und Datum ein.

Solange die Rechnung im Entwurfsstatus ist, können Sie alle Angaben flexibel anpassen. Erst mit einem Klick auf Berechnen wird sie final gespeichert. Ein Notizfeld hilft, wichtige Infos wie Zahlungserinnerungen festzuhalten. Praktisch: Tooltips zeigen Ihnen die zugehörige XML-Feldnummer an, wenn Sie über ein Feld fahren.

In der unteren Hälfte des Dialogs nehmen Sie die Feineinstellungen für Ihre Rechnung vor:

• Positionen: Fügen Sie Artikel oder Dienstleistungen hinzu. Positionen enthalten Standardfelder wie Beschreibung, Menge, Preis und Mehrwertsteuer. Die Artikel werden automatisch in der Datenbank gespeichert, sodass Sie sie später wieder verwenden können. Positionsnummern werden automatisch vergeben; Sie können diese aber auch manuell setzen.
• Zusammenfassung: Hier sehen Sie eine Übersicht über Mehrwertsteuer, Rabatte, Rundungsbeträge und Zuschläge. Vorauszahlungen können ebenfalls berücksichtigt werden. Alle Beträge werden automatisch berechnet.
• Zahlung: Geben Sie Referenzen, Projektnummern, Vertragsdetails und Zahlungsbedingungen wie Skonto und Zahlungsziel ein.
• Käufer: Wählen Sie Käuferinformationen direkt aus dem EGroupware-Adressbuch aus oder geben Sie zusätzliche Kontakte manuell ein. Auch Felder wie Steuer- und Umsatzsteuer-ID können Sie ausfüllen, falls benötigt.
• Notizen: Fügen Sie Bemerkungen hinzu, die entweder Teil der Rechnung sind oder nur für den internen Gebrauch.
• Verlinkungen: Verknüpfen Sie Dateien, Dokumente aus dem Dateimanager oder Einträge aus anderen EGroupware-Apps wie dem InfoLog oder Projektmanager.

Unter Admin / App-Konfiguration in der linken Seitenleiste passen Sie die Rechnungen-App flexibel an Ihre Geschäftsabläufe an. Legen Sie fest, wie Rechnungsnummern vergeben werden – automatisch fortlaufend oder individuell, z. B. anhand von Projektnummern. Auch ein späterer Einstieg ist kein Problem: Einfach die letzte verwendete Nummer hinterlegen, und die Zählung läuft nahtlos weiter.

Zusätzlich können Sie Standardverkäufer, Vertragspartner und benutzerdefinierte Felder wie Kundennummern oder Umsatzsteuer-IDs definieren. Die Zugriffsrechte für Mitarbeitende lassen sich ebenfalls individuell steuern – von der Auswahl vordefinierter Verkäufer bis zur Bearbeitung von Adressbucheinträgen. So bleibt die Rechnungen-App flexibel und passt sich optimal an Ihre Prozesse an.

Der PDF-Teil der Rechnung basiert auf einem Dokument, das Sie ganz nach Ihren Wünschen gestalten können – auch in der integrierten App Collabora Online. Hier fügen Sie Ihr Logo ein, ordnen die Daten individuell an und definieren das Layout, einschließlich der Tabelle mit den Rechnungspositionen. Der XML-Teil wird ganz unabhängig davon automatisch im standardisierten Format erstellt und ergänzt das PDF im ZUGFeRD-Format.

EGroupware liefert bereits ein fertiges Template mit, das Sie an Ihre Wünsche anpassen können. Alle Vorlagen befinden sich im Ordner /templates/invoices im .odt-Format. Wenn Sie dort mehrere Templates abgelegt haben, können Sie im Dialog zur Rechnungserstellung eines über ein Drop-down-Menü auswählen.

Ein Highlight sind die Platzhalter, die Sie flexibel in Ihre Templates einbauen können. Platzhalter sind Textvariablen, die von zwei geschweiften Klammern umschlossen sind, z. B. {{InvoiceId}} oder {{InvoiuceNo}}. Die meisten Platzhalter greifen auf Datenbankfelder zurück, aber auch Funktionen wie If-Then-Else-Bedingungen sind möglich. Damit lassen sich z. B. Leerstellen vermeiden oder Zeilenumbrüche einfügen, falls ein bestimmtes Feld ausgefüllt ist. Eine vollständige Liste der verfügbaren Platzhalter finden Sie über Rechnungen / Platzhalter.

Wenn Sie regelmäßig ähnliche Rechnungen ausstellen, sparen Sie mit der Kopierfunktion Zeit. Bestehende Rechnungen duplizieren Sie mit einem Klick und verwenden sie als Vorlage für neue Rechnungen – inklusive aller Positionen, Beträge und Empfängerangaben. So lassen sich wiederkehrende Vorgänge effizient abwickeln, ohne jede Rechnung neu erstellen zu müssen.

Rechnungen können Sie direkt aus der App heraus per E-Mail versenden. Sobald eine Rechnung den Status Berechnet erreicht, können Sie zusätzlich zur ZUGFeRD-Rechnungsvorlage eine E-Mail-Vorlage auswählen. Die App erstellt dann automatisch eine E-Mail mit den passenden Anhängen – fertig zur Überprüfung und zum Versand. So geht der Rechnungsversand schnell, einheitlich und fehlerfrei.

Auch der Empfang von E-Rechnungen ist nahtlos in EGroupware integriert. Importieren Sie Rechnungen direkt aus der E-Mail-App und prüfen Sie die Inhalte. EPL-Nutzer mit den entsprechenden Rechten können eingehende E-Rechnungen nicht nur ansehen, sondern auch direkt abspeichern und beispielsweise per Kategorie als Eingangsrechnung kennzeichnen.

Mit der Rechnungen-App in EGroupware setzen Sie die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen ganz einfach um – direkt in Ihrer UCS-Umbebung. Die App digitalisiert Ihren Rechnungsprozess, spart Zeit und sorgt für mehr Übersicht. Dank flexibler Anpassungen beim Layout und der Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD passt sie sich perfekt an Ihre Geschäftsabläufe an – egal, ob Sie ein kleines Unternehmen oder eine große Organisation sind.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie die App ausprobieren? Schreiben Sie uns eine Mail an info@egroupware.org, wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!