IAM verstehen: Was moderne digitale Identitäts- und Zugriffsverwaltung leisten muss

Wer darf was in Ihrer IT? Dieser Artikel erklärt, wie Identity & Access Management (IAM) digitale Identitäten zentral steuert – und warum offene Lösungen wie Nubus für Sicherheit, Effizienz und digitale Souveränität sorgen.

Zugriffsrechte sind wie Türschlüssel – und in vielen IT-Umgebungen liegt der ganze Schlüsselbund offen auf dem Tresen. Wer den Überblick behalten, Sicherheit gewährleisten und gleichzeitig Nutzerkomfort bieten will, sollte sich von verstreuten Benutzerlisten und manuellen Prozessen verabschieden.

Was es braucht, ist ein durchdachtes Identity & Access Management (IAM) – als zentrale Schaltstelle für digitale Identitäten, Rollen und Zugriffsrechte. In diesem Artikel zeigen wir, warum IAM der strategische Dreh- und Angelpunkt moderner IT ist, wie Sie damit Komplexität in den Griff bekommen – und warum offene, datenschutzkonforme Lösungen wie Nubus besonders im öffentlichen Sektor den entscheidenden Unterschied machen.

Identity & Access Management – oder kurz: IAM – klingt zunächst wie ein rein technisches Thema. Doch tatsächlich geht es um eine ganz grundlegende Frage: „Wer darf was in einer digitalen Umgebung?“ Ein IAM-System ist so etwas wie die Einlasskontrolle und der Hausmeisterdienst zugleich – es regelt, wer überhaupt rein darf, und kümmert sich dann darum, dass alle nur in die Räume kommen, für die sie berechtigt sind.

Konkret heißt das: IAM verwaltet die digitalen Identitäten aller Nutzer*innen – also die Benutzerkonten, Rollen und Rechte. Es sorgt dafür, dass sich Personen sicher anmelden können (Authentifizierung) und steuert im nächsten Schritt, welche Ressourcen freigegeben werden (Autorisierung). Dieser Unterschied ist wichtig: Authentifizierung fragt „Wer sind Sie?“, Autorisierung fragt „Was dürfen Sie tun?“.

Statt viele Benutzerlisten auf unterschiedlichen Systemen manuell zu pflegen, bietet ein IAM eine zentrale, automatisierte Lösung. Es wird zur digitalen Schaltzentrale Ihrer Organisation – ganz gleich, ob in einer Behörde, einer Schule oder einem Unternehmen. Einmal eingerichtet, regelt es zuverlässig und nachvollziehbar den Zugang zu IT-Diensten – vom E-Mail-Postfach über die Lernplattform bis hin zum Cloud-Speicher. Und das entlastet nicht nur die IT, sondern erhöht auch die Sicherheit für alle.

In modernen IT-Umgebungen kommen oft Dutzende von Systemen zum Einsatz: E-Mail, Dateispeicher, Fachverfahren, Lernplattformen, Cloud-Tools – oft auch noch von unterschiedlichen Anbietern. Wer soll worauf Zugriff bekommen? Und was passiert, wenn jemand das Team, die Lehranstalt oder einfach nur eine Schulklasse wechselt, den Arbeitgeber verlässt oder nur für ein Projekt befristet Zugang braucht?

Ohne eine zentrale Steuerung wird es schnell unübersichtlich. Genau hier kommt Identity & Access Management ins Spiel – und macht Schluss mit der Zettelwirtschaft auf digitalem Niveau. IAM wird zur digitalen Schaltzentrale, über die sich alle Identitäten, Rollen und Zugriffsrechte an einem Ort bündeln und steuern lassen.

Das ist weit von „nice to have“ entfernt, sondern vielmehr Voraussetzung für Sicherheit, Effizienz und Nachvollziehbarkeit. Denn eine verlässliche Zugriffskontrolle ist die Grundlage für alles, was in Ihrer IT-Infrastruktur passiert: Wer sich anmelden kann (Authentifizierung), was jemand sehen oder tun darf (Autorisierung) und wie schnell sich Rechte anpassen lassen, wenn sich etwas ändert.

Ein Identity & Access Management-System entfaltet seine ganze Stärke dann, wenn es als zentrale Plattform dient – nicht nur für Benutzerkonten, sondern auch für die Anbindung unterschiedlichster Anwendungen.

Mit UCS@school bietet Univention eine IAM-Lösung, die speziell für die Anforderungen im Bildungsbereich entwickelt wurde. Gerade in Schulträgerumgebungen ist das entscheidend: Hier müssen zehntausende Schüler*innen und Lehrkräfte über verschiedene Schulformen hinweg digital verwaltet werden – oft mit wechselnden Klassen, neuen Geräten oder komplexen Stundenplänen. Mit UCS@school lassen sich nicht nur Benutzerkonten und Zugriffsrechte zentral steuern, sondern auch Schuljahreswechsel, Klassenzugehörigkeiten und pädagogische Netze automatisiert abbilden. Gleichzeitig können Drittanwendungen wie Lernplattformen, Cloud-Dienste oder Tablet-Management-Systeme über standardisierte Schnittstellen nahtlos integriert werden.

Auch in Verwaltungen, wo Fachverfahren, Intranetportale, DMS-Lösungen und VPN-Zugänge zusammenspielen müssen, sorgt Nubus als zentrale IAM-Plattform für klare, durchgängige Zugriffsprozesse – ohne Insellösungen oder Rechte-Wildwuchs.

Voraussetzung dafür sind offene Standards wie SAML, OpenID Connect, SCIM oder LDAP. Sie ermöglichen die einfache, herstellerunabhängige Integration bestehender und neuer Dienste. Wer hingegen auf proprietäre IAM-Lösungen setzt, steht oft vor technischen oder finanziellen Hürden: Schnittstellen fehlen, sind eingeschränkt oder kostenpflichtig – das macht die Anbindung neuer Systeme unnötig kompliziert.

Ein offenes IAM wie Nubus verfolgt einen anderen Ansatz: Die Integration ist von Anfang an mitgedacht – flexibel, zukunftssicher und datenschutzkonform. Das entlastet die IT und schafft Spielraum für neue Anforderungen – ohne Systembrüche oder Insellösungen.

Nicht alle Nutzer*innen sollen das Gleiche dürfen – und das ist auch gut so. Lehrkräfte brauchen Zugriff auf Klassenlisten, Computerräume, Schüler*innen auf ihre digitalen Lernressourcen, Verwaltungsmitarbeitende auf Fachverfahren und sensible Daten. IT-Administratoren wiederum benötigen deutlich erweiterte Rechte, um Systeme zu konfigurieren und zu überwachen.

Ein zentrales IAM-System erlaubt es, genau solche Rollen zu definieren und zu verwalten. Diese Rollen enthalten definierte Rechte, die automatisch greifen, sobald eine Person zugeordnet wird. Besonders effizient wird das, wenn die Rollenzuweisung dynamisch und automatisiert erfolgt – etwa anhand von Gruppen, Organisationszugehörigkeit oder Benutzerattributen.

Im schulischen Umfeld heißt das: Wird eine Schülerin einer neuen Klasse zugeordnet, ändern sich damit automatisch auch ihre Zugriffsrechte – zum Beispiel auf das digitale Klassenbuch, Lernmaterialien oder Netzlaufwerke. Auch Lehrkräfte, die eine Klasse übernehmen, erhalten ihre Zugriffsrechte automatisch – ohne dass die IT manuell eingreifen muss.

Auch in Behörden und Verwaltungen macht das Rollenprinzip vieles einfacher: Sobald jemand die Abteilung wechselt oder eine neue Aufgabe übernimmt, ändern sich die Zugriffsrechte ganz automatisch – etwa für Fachverfahren, Dateiablagen oder interne Portale.

Mit einem zentralen Identity & Access Management-System behält Ihre IT die Kontrolle: Benutzerkonten, Rollen und Zugriffsrechte lassen sich an einer Stelle verwalten – automatisiert, nachvollziehbar und sicher. Das spart nicht nur Zeit im Alltag, sondern verhindert auch typische Fehlerquellen bei der Rechtevergabe.

Gleichzeitig schaffen Sie die Grundlage für zentrale Komfortfunktionen wie Single Sign-on (SSO), Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und Self Services. Nutzer*innen melden sich einmal an und greifen auf alle freigegebenen Dienste zu – ganz ohne mehrfaches Einloggen. Sie setzen ihr Passwort selbst zurück oder aktualisieren persönliche Daten direkt über ein Webportal – ohne dass jemand aus der IT eingreifen muss.

Ein IAM-System ist dabei weit mehr als nur ein Verwaltungswerkzeug: Es stärkt Ihre digitale Handlungsfähigkeit. Wer Identitäten und Zugriffe zentral steuert, kann souverän entscheiden, wo und wie die eigene IT-Infrastruktur betrieben wird – sei es in einer EU-zertifizierten Cloud, im kommunalen Rechenzentrum oder in einer föderierten Plattform. Gerade im öffentlichen Sektor sind solche Freiheiten entscheidend: für Datenschutz, Transparenz und langfristige Unabhängigkeit.

Mit Nubus, der Open Source IAM-Plattform von Univention, setzen Sie auf eine Lösung, die Integration, Automatisierung und Sicherheit von Anfang an mitdenkt. Das bedeutet: volle Kontrolle über Ihre Identitäten, offene Standards und ein flexibles System, das mitwächst. Entscheiden Sie sich für ein IAM made in Germany, das Ihre Organisation langfristig stärkt – transparent, datenschutzkonform und zukunftssicher.