Referenzbericht pro mente tirol

pro mente tirol ist eine gemeinnützige Organisation, die sozialpsychiatrische Dienstleistungen in ganz Tirol anbietet. Ab 2019 stellte die IT-Abteilung im Vorgriff auf das Support-Ende von Windows 7 rund 220 Arbeitsplätze an 24 Standorten auf Linux-Desktops mit Ubuntu um. Nubus von Univention verwaltet seither zentral, welche LDAP-Gruppen Zugriff auf welche Freigaben haben, während die meisten Anwendungen als Webanwendung im Browser laufen. Die Daten bleiben dabei im eigenen Netzwerk. Die Umstellung kostete deutlich weniger als ein Windows-Upgrade.

Anwender

Gemeinnützige Sozialorganisation
Sozialpsychiatrische Dienstleistungen für Menschen mit psychischen Erkrankungen
Rund 300 Mitarbeiter*innen
24 Standorte in ganz Tirol, Österreich
100 % öffentlich finanziert

Anforderungen

Self-Hosting: Daten möglichst im eigenen Netzwerk statt bei externen Anbietern
Datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Patient*innendaten
Kosteneffiziente Ablösung von rund 220 Windows-7-Arbeitsplätzen
Geringere Angriffsfläche gegenüber Ransomware
Weiterverwendung vorhandener Hardware
Reduzierung lokal installierter Software zugunsten von Webanwendungen im Browser
Automatisierte Verwaltung von Arbeitsplätzen, Gruppen und Netzlaufwerk-Freigaben
Zentrales Identity & Access Management und Single Sign-on für angebundene Anwendungen

Lösung

Nubus als zentrales Identity & Access Management: Steuerung von Freigaben und Berechtigungen durch LDAP-Gruppen
Ubuntu als Desktop-Betriebssystem anstelle von Windows
Domänenbeitritt der Arbeitsplätze für die Gruppen- und Rechtezuweisung
Automatisierung von Installation und Konfiguration mit Ansible-Playbooks
Eigenentwickeltes Python-Skript für die automatische Freigaben-Einbindung (Dateimanager-Bookmarks, Samba-Mounts)
Implementierung gemeinsam mit dem Univention-Partner Siedl Networks

Ausgangslage

Mit dem Support-Ende von Windows 7 im Januar 2020 stand die Ablöse von rund 220 Arbeitsplätzen an. Eine Erneuerung nach handelsüblichen Preisen hätte etwa 170.000 Euro gekostet, und mit Non-Profit-Rabatten immer noch rund 120.000 Euro.

Außerdem stellte sich vor der Entscheidung über das Betriebssystem für die Geschäftsführung die grundsätzliche Frage, wo die Daten liegen sollten? Die Antwort lautete: So viele Daten wie möglich sollten im eigenen Netzwerk bleiben, wobei auch externe Lösungen genau geprüft wurden.

Da pro mente tirol schon früh viele Anwendungen wie E-Mail, Dokumentenverwaltung, Kollaboration oder Klient*innen-Dokumentation in den Browser verlagert hatte, blieb bei der Wahl des Desktop-Betriebssystems viel Spielraum.

Einführung und Rollout

2018 legte die IT-Abteilung die Grundsatzstrategie für den Umstieg fest. Die Wahl fiel auf die Open-Source-Lösung Ubuntu. Die Distribution ist am weitesten verbreitet und hat eine große, aktive deutschsprachige Community. Die IAM-Lösung Nubus von Univention bildet seither die zentrale Schaltstelle der Desktop-Verwaltung: LDAP-Gruppen steuern über Freigaben und Gruppenberechtigungen, welche Netzlaufwerke die mit Teamaccounts arbeitenden Mitarbeiter*innen sehen.

Bei der Einrichtung eines Arbeitsplatzes laufen einige Schritte manuell ab: Betriebssystem installieren, SSH konfigurieren, Drucker einrichten. Danach wird der Rechner in die Nubus-Domäne aufgenommen. Erst jetzt übernehmen Ansible-Playbooks die automatisierte Installation der benötigten Pakete. Ein Python-Skript liest den Verzeichnisdienst aus und erstellt daraus automatisch die Konfiguration für Netzlaufwerke und Dateimanager-Bookmarks.

Der Rollout erfolgte ab 2019 etappenweise, Standort für Standort: von Reutte über Landeck, Imst und Schwaz bis nach Kufstein und Lienz. Bis zum Spätsommer 2020 waren alle vorgesehenen Standorte umgestellt. 2021 aktualisierte pro mente tirol alle Arbeitsplätze von Ubuntu 18.04 auf Ubuntu 20.04. Seit Ende 2024 laufen alle Linux-PCs einheitlich auf Ubuntu 24.04.

Rund einen Monat vor jedem Wechsel fand eine Teamsitzung statt, in der das IT-Team den Mitarbeitenden Ablauf der Umstellung, neue Anwendungen und die Gründe für den Umstieg ausführlich erläuterte. Nach der Umstellung stand das IT-Team dann zwei Wochen lang explizit für Fragen aus der jeweiligen Belegschaft zur Verfügung, ergänzt durch ein gestaffeltes Supportmodell. Die gesamte Migration kostete letztendlich nur rund 15.000 Euro und pro mente tirol konnte rund 90 % der vorhandenen Hardware weiterverwenden.

Fazit

Ein Nubus-Portal mit Single Sign-on ist heute die zentrale Arbeitsoberfläche bei pro mente tirol. Mitarbeiter*innen melden sich einmal an und sehen automatisch die Anwendungen, die für ihre Gruppe freigegeben sind, unabhängig davon, ob diese intern oder extern gehostet sind. Anfangs gab es für Kompatibilitätsfälle noch einen Terminalserver-Zugriff auf Windows und Office 365. Diesen Zugang hat pro mente tirol nach rund vier Jahren abgeschaltet. Seit Anfang 2026 stellt die Organisation keine Windows-Desktops mehr bereit. Anmeldung und Anwendungsstart laufen inzwischen spürbar schneller, auch auf älterer Hardware.

„Unsere Daten liegen bei uns. Unsere Infrastruktur gehört uns. Das war die Grundsatzentscheidung – und dabei bleibt es“, sagt Michael Astenwald, Leiter der IT-Abteilung bei pro mente tirol. „Wer seine Mitarbeiter*innen mitnimmt, bevor der erste PC umgestellt wird, hat später deutlich weniger Gegenwind.“