Österreichischer Bundesverlag Univention Corporate Server und Kopano lösen MS Exchange und Outlook ab

Ausgangslage

Die etwas in die Jahre gekommene IT-Umgebung des öbv setzte bisher auf Microsoft Exchange als Server und Outlook auf den Client-Rechnern. Mit den rund 100 GByte an aktiven Maildaten in 200 Mailboxen und gemeinsam genutzten Kalendern war die Kapazitätsgrenze des bisherigen Groupware-Systems erreicht – eine Aktualisierung stand an.
Um die Server und auch die Backup-Software zu entlasten, lagerten die Mitarbeiter*innen einige Daten in Outlook-Datendateien (PST Archive) aus – was das Administrieren und Sichern der Benutzerdaten aber erschwerte.

Anforderungen

Gesucht war eine skalierbare Open-Source-E-Mail- und Groupware-Lösung, die neben elektronischer Post auch Termine koordiniert, Aufgaben und Ressourcen verwaltet, eine Chat-Funktion, Video-Meetings mit externen Partnern und eine gemeinsame Dateiablage bietet. Dem öbv war es wichtig, sich mit seinen digitalen Systemen unabhängig aufzustellen und sich nicht von einem Anbieter abhängig zu machen. Ein aktuelles Microsoft Exchange/Outlook-System und Office365 wurden kurz in Betracht gezogen, die Verantwortlichen wollten sich aber nicht auf eine Plattform ohne austauschbare Komponenten festlegen.
Die Expert*innen des österreichischen Univention Partners Siedl Network berieten den Verlag, und schließlich entschieden sich die Verantwortlichen für eine Open Source-Lösung: Kopano sollte die Mail- und Groupware-Funktionen (Kalender, Kontakte, Aufgaben, Termine, Notizen, Filesharing und Video-Meetings) übernehmen. Anwendungen für die Desktoprechner und Apps für die mobilen Geräte größtmögliche Flexibilität garantieren.
Den Unterbau sollte in Zukunft Univention Corporate Server mit seinem integrierten OpenLDAP-Verzeichnisdienst bilden. Benutzerkonten würden so Zugriff auf weitere Programme und Dienste, w. z. B. Nextcloud und ONLYOFFICE, erhalten. Darüber hinaus würde es dank UCS in Zukunft auch problemlos möglich, die Windows-Rechner im Netzwerk anzumelden.

Projektverlauf

Zusammen mit den Expert*innen von Siedl Networks entschied die IT-Abteilung des Verlags, die vorhandene Infrastruktur sanft zu migrieren. Zunächst verblieb Outlook als Mailclient, und die Administratoren kümmerten sich um die Server. Vorbereitend synchronisierten sie den Datenbestand des Exchange-Servers auf den Kopano-Server, was ca. 48 Stunden dauerte. Für den später folgenden endgültigen Wechsel war das eine gute Grundlage, denn es war nur noch eine differenzielle Synchronisation der seitdem neu hinzugekommenen Daten erforderlich, was in lediglich zwei Stunden Downtime resultierte.
Die Outlook-PST-Daten wurden ebenfalls in das Kopano-System importiert. Der öbv setzt auf den Kopano Archiver, um das Datenvolumen überschaubar zu halten. Der Archiver verschiebt Daten nach einem selbst definierten Zeitraum vom Live-Server auf einen Archiv-Server, auf den alle Benutzer ebenfalls Zugriff haben. Der Kopano Archiver benötigt weniger Ressourcen als der Live-Server, da es nur hin und wieder Suchanfragen gibt. Außerdem läuft die Komponente auf einem langsameren (günstigeren) Storage.
Der Umstieg der Anwender*innen auf die Kopano DeskApp gelang ebenfalls problemlos, und alle fanden sich gut zurecht. E-Mails, Termine, Kontaktverwaltung und Aufgabenliste kannten sie schon aus der alten Umgebung. Zusätzlich stehen nun zwei weitere Kopano-Features zur Verfügung: WebMeetings (Videokonferenzen, auch mit externen Teilnehmer*innen) und Kopano Files (Speicher für Bilder, Dokumente usw.) mit der Möglichkeit, Dateien als Attachment oder Link aus Nextcloud heraus zu versenden.

Fazit

Das neue System ist stabil und performant. Die Nutzer*innen kommen gut mit Kopano zurecht, und die Administrierenden freuen sich über die Univention Management Console (UMC), die viel leichter zu bedienen ist als Windows Active Directory. Die Möglichkeit, weitere Apps aus dem Univention App Center nachzurüsten, eröffnet den IT-Verantwortlichen neue Perspektiven.
„Unser neues, offenes System gibt uns viel mehr Auswahlmöglichkeiten bei jeder einzelnen Komponente. Letztendlich ist es das, was wir von der Digitalisierung erwarten: die Freiheit, eine Auswahl zu haben.“ Goesta Smekal, Leiter IT öbv GmbH & Co. KG

Über den öbv

Der 1772 von Maria Theresia in Wien gegründete Österreichische Bundesverlag ist heute einer der größten und bekanntesten Bildungsverlage Österreich. Mit seinem breiten Angebot an Schulbüchern sowie digitalen und gedruckten Lernmaterialien werden alle Bereiche rund um das Thema Unterricht und Lernen abgedeckt. Beim öbv arbeiten 70 Mitarbeiter*innen im Innen- und Außendienst.

Über Siedl Networks GmbH

Siedl Networks ist seit 2002 ein Technologieunternehmen aus Krems an der Donau und erbringt mit 13 Mitarbeitern IT-Dienstleistungen österreichweit für Unternehmen, Schulen und Non-Profit-Organisationen. Die Spezialisierung liegt bei Enterprise-Open-Source-Systemen, welche nicht nur in Betrieb genommen werden, sondern von Siedl Networks auch betreut und gewartet werden.