Kalender Tagesansicht mit versch. Kalendern u. a. WebUntis

Bis Juli 2015 gab es an der Jobelmann-Schule BBS1 Stade eine selbstgebaute Linux Lösung, die im Großen und Ganzen nur von dem zuständigen IT Administrator verwaltet werden konnte, der in absehbarer Zeit in Rente gehen wird. Deshalb beauftragte die Schule Files Per Hour damit, UCS als professionell gewartete Lösung für das zentrale Identity Management zu implementieren und UCS@school für die Verwaltung der Computerräume und die Nutzung des Klassenarbeitsmodus einzurichten. Im nächsten Schritt sollte dann eine neue Groupware angebunden werden, die sich mit der an der Schule genutzten Stundenplanverwaltung WebUntis integrieren ließe.

Mit Digitalisierung allerorten hat sich der Alltag an einer Schule ähnlich stark verändert wie in einem Unternehmen. Von allen Seiten werden neue, weitergehende Anforderungen an Schulen und damit auch die Schul-IT gestellt. Gleichzeitig sollen die neuen IT-Lösungen den Schulbetrieb aber auch einfacher machen und nicht in einen Dschungel aus Insellösungen verwandeln. Die gängigen Groupware-Systeme zeigen zwar, wie sehr eine integrierte Lösung bei vielen Arbeitsprozessen unterstützen kann, diese Systeme sind allerdings nur selten an die Bedürfnisse einer Schule angepasst. Deshalb haben wir den Verantwortlichen an der Jobelmann-Schule die Einführung der Groupware Tine 2.0 empfohlen, die als moderne Groupware von vornherein auf Offenheit konzipiert ist: Zahlreiche Schnittstellen binden andere Dienste so ein, dass sie übergangslos in Tine 2.0 integriert werden.

Anforderungen der Jobelmann-Schule an eine Schul-Groupware

Screenshot der Kalender Übersicht an der Jobelmann-SchuleIntegration von Stunden- und Vertretungsplänen im schulweiten Kalender
Die Kalender für Lehrer sollten nicht nur die Gruppenkalender integrieren, auch ihre aktuellen Stundenpläne inkl. Vertretungen sollten im selben Kalender zu sehen sein. Die Jobelmann-Schule nutzt für die Stundenplanverwaltung das externe Werkzeug WebUntis, das von Tine 2.0 in den Kalender eingebunden wird.

Verwaltung und Ablage gemeinsamer Dateien
Die Zusammenarbeit der verschiedenen Fachbereichsgruppen und Verwaltungsabteilungen macht es nötig, diverse Dateien leicht zugänglich vorzuhalten. Tine 2.0 kann sich anderen Clients gegenüber als WebDAV-Server darstellen oder fungiert als ownCloud/Nextcloud-Server und bietet so den gewohnten Komfort einer Dropbox-ähnlichen Dateiablage.

Screenshot über Verzeichnisstruktur gemeinsame OrdnerLehrmittelverwaltung und -übersicht
Ressourcen wie Beamer, spezielle Arbeitsgeräte oder Räume wie die Turnhalle oder der Computerarbeitsraum sind nur einmal oder in begrenztem Umfang vorhanden. Daher sollten die Lehrkräfte über Tine 2.0 die Ressourcen buchen können, die sie für ihren Unterricht benötigen.

Datenschutz
Bundes- und Landesdatenschutzgesetze stellen hohe Anforderungen an den Betrieb der Schul-IT. Der IT-Betrieb in einer öffentlichen Cloud ist so kaum gesetzeskonform umsetzbar. Die Jobelmann-Schule benötigte deshalb eine Lösung, die sich auch auf den eigenen Servern betreiben lässt.

Einbinden der vorhandenen Clients
So verschieden die einzelnen Lehrer sind, so verschieden sind auch deren bevorzugte Arbeitswerkzeuge. Die Lehrer der Jobelmann-Schule sollten Tine 2.0 auch auf ihren diversen Tablets und Mobiltelefonen nutzen und die Funktionen von Tine 2.0 in ihre gewohnten Apps einbinden können.

Umfassende Gruppen- und Rechteverwaltung
Je größer das Lehrerkollegium, desto drängender ist der Bedarf, Gruppen bilden zu können, die sich untereinander abstimmen und die auch verschiedene Berechtigungen innerhalb der Groupware erfordern. Die Jobelmann-Schule wollte z. B. festlegen, wer oder welche Lehrergruppen Termine in gemeinsamen Kalendern eintragen dürfen und welche Dokumente auch von Gästen einsehbar sind.

Jens Scheidweiler

Jens Scheidweiler arbeitet im Vertrieb von Files Per Hour, einem Beratungs- und System­haus für benutzer­freundliche, erprobte und effiziente Systeme mit freier Software. Er hat das Projekt zur Implementierung von UCS@school in der Jobelmann-Schule begleitet.

Unser Weg von einer Schatten-IT zu einer kontrollierten und sicheren Kommunikation

Die Entscheidung der Jobelmann-Schule für die Einführung von UCS@school und Tine 2.0 schildert Ihnen nachfolgend der Projektverantwortliche der Jobelmann-Schule, Matthias Andreas:

Screenshot über Aufgaben EDV-Tickets in Tine 2.0

Motivation für das Projekt

Die Kolleginnen und Kollegen haben schon seit langer Zeit ihre persönlichen Kommunikationsmöglichkeiten von E-Mail über WhatsApp bis Facebook und wahrscheinlich noch vieles mehr zu Kolleginnen und Kollegen und zu Schülerinnen und Schülern genutzt. Das war aus vielerlei Hinsicht kritisch: Der Datenschutz ist nicht immer gewährleistet, es werden u. U. nicht alle Betroffenen erreicht. Wer informiert sein wollte, war genötigt, sich bei dem einen oder anderen System anzumelden. Die Informationen liefen über viele verschiedene Kanäle, die Identität war nicht immer sicher festzustellen, die gewählten Namen (manchmal Pseudonyme) uneinheitlich, zentrale / einheitliche Verteiler für Gruppen (Klassen, Teams, AGs, …) waren von Einzelpersonen eingerichtet und nicht automatisch gepflegt. Diese Ausgangssituation führte zu einer Zielvereinbarung mit der Landesschulbehörde, den Informationsfluss in der teamorientierten Jobelmann-Schule zu verbessern.

Projektvorlauf und Entscheidung

Die Entscheidung für ein System war nicht einfach! Es tummeln sich so einige Produkte für Schulen auf dem Markt. Die erste und wichtigste Erkenntnis: Die Darstellungen in den Prospekten und bei Demonstrationen sind immer super – in der Realität gibt es dann aber doch viele Probleme: Benötigte Funktionen sind nicht vorhanden, andere Funktionen werden gar nicht benötigt, weitergehende Hardwareanschaffungen sind nötig, die Bedienung ist zu kompliziert, …

Besonders hilfreich waren Gespräche mit Usern an Schulen, die ein System bereits eingeführt haben. Der erste Versuch mit einem anderen System (INIS in Kombination mit XMOOD) zunächst als Testbetrieb in einigen Räumen mit einer begrenzten Anzahl von Usern war gescheitert. Einen solchen Testbetrieb kann ich aber sehr empfehlen.

Die zweite Erkenntnis: Der Appetit kommt beim Essen! Bei Überlegungen hinsichtlich der Einführung eines Systems wachsen die Wünsche der Kollegen schnell ins Unendliche (da könnte man doch noch ein Dokumentenmanagement integrieren, kann man nicht das Archiv digitalisieren und verfügbar machen, …). Hinzu kommen Ansprüche, die nicht immer realistisch sind. Man kennt praktische Funktionen aus verschiedenen Systemen und wünscht sich ein System, dass alle Funktionen in sich vereint (Dropbox unterstützt doch auch das direkte Bearbeiten von Office-Dokumenten, mein Mail-Programm hat aber noch diese Funktion, wieso geht das nicht wie bei Outlook?, die Funktion geht ja gar nicht auf dem Handy, …). Das System, das alle Wünsche und Anforderungen erfüllt, haben wir nicht gefunden, weil es dieses System nicht gibt!

Wir haben uns dann entschieden, zunächst nur wenige zentrale Elemente zu realisieren. Dabei war uns wichtig, dass wir ein offenes System haben, das erlaubt „anzubauen“. Das ist mit der Entscheidung für UCS und UCS@school als Unterbau gut gelungen. Sowohl Tine 2.0 als auch weitere Funktionen und Programme können auf die zentral gepflegte Benutzerverwaltung zugreifen.

Dritte Erkenntnis: Die Einführung muss durch Fortbildungen, ganz viel Geduld und klare organisatorische Vorgaben begleitet werden. Wir haben gerade eine Dienstvereinbarung zur Nutzung der EDV an der Jobelmann-Schule abgeschlossen, die viele Dinge verbindlich regelt.

Besondere Herausforderungen

Die Akzeptanz im Kollegium! Ein System, das nicht genutzt wird, ist sinnlos. Mit Tine 2.0 haben wir jetzt ein System, das nach einem Jahr im Einsatz eine breite Akzeptanz hat — alle wird man vermutlich nie erreichen. Nicht alle KollegInnen nutzen das System intensiv. Als verbindliches System z. B. für schulweite Termine und eine eindeutige E-Mail-Adresse für jeden Kollegen sowie eine zentrale Dateiablage — alles auch von zu Hause erreichbar — ist das Ziel der Verbesserung der Kommunikation erreicht.

Screenshot vom Kalender Wochenübersicht in Tine 2.0

Was ich noch sagen wollte:

Die Nutzung ist sehr unterschiedlich: Einige Kollegen und einige Teams nutzen das System sehr intensiv, andere weniger. Für einige Kollegen ist die zentrale Dateiablage besonders wichtig, andere schätzen die mächtigen Möglichkeiten des Kalenders. Die zentralen und wichtigen Funktionen sind für fast alle Nutzer intuitiv bedienbar. Es gibt aber auch viele mächtige und hilfreiche Funktionen in der Groupware, die nur von einigen Usern genutzt werden. Die Verfügbarkeit über mobile Geräte ist meines Erachtens unabdingbar!

Mit der Firma Files Per Hour als unseren Dienstleister und den Herstellern Univention und Metaways für Tine 2.0 haben wir für uns die optimale Lösung gefunden. Gerade die Flexibilität von Dienstleister und Hersteller, sich auf unsere Bedürfnisse einzulassen und diese umzusetzen, haben dieses Projekt so erfolgreich gemacht.

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Matthias Andreas

IT-Projektverantwortlicher und Abteilungsleiter an der Jobelmann Schule BBS in Stade

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