Immer mehr Unternehmeskommunikation findet über E-Mail statt und es ist längst gang und gäbe, dass Verträge und Rechnungen nur noch per Mail verschickt werden. Das beschleunigt und vereinfacht, gerade in Zeiten, in denen sich Homeoffice großer Beliebtheit erfreut, die Kommunikation. Gleichzeitig ist vielen Beteiligten nicht bewusst, dass wer seine E-Mails im Unternehmen nicht revisionssicher archiviert, schneller in Teufels Küche landet als gedacht.
Worauf Sie besser achten sollten, um auf der (rechts-)sicheren Seite zu bleiben und wie Sie mit der Open-Source-Lösung Benno MailArchiv rechtssichere und gleichzeitig komfortable Prozesse in Ihrer Organisation etablieren, lesen Sie im Gastbeitrag von Ansgar Licher von unserem Partner LWsystems.
In letzter Zeit berichten Kunden immer häufiger, dass Betriebsprüfer von ihren Unternehmen Einsicht in die E-Mail-Archivierung verlangten. Die Behörden legen hierauf ein größeres Augenmerk als früher. Das Fatale daran: Wenige Themen werden in der IT so stiefmütterlich behandelt, wie die E-Mail-Archivierung. Wer sich allerdings nicht darum kümmert, macht nicht nur irgendeinen Fehler, sondern begeht im schlimmsten Fall eine Straftat.
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Das kann bei der E-Mail-Archivierung schiefgehen
Unternehmen in Deutschland sind gemäß den GoBD dazu verpflichtet, E-Mails revisionssicher zu archivieren – egal welche Branche und Größe. Die GoBD gibt die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff vor.
Leider unterlaufen Unternehmen bei der Mailarchivierung immer wieder Irrtümer sowie Fehleinschätzungen, die ernsthafte Folgen haben können. Die häufigsten sind:
Irrtum 1: Es reicht, dass ich alles in Ordnern in meinem E-Mail-Programm archiviere.
Korrekt ist: E-Mails gesammelt im Postfach, in einem Archiv-Ordner oder die Outlook-Auto-Archivierungsfunktion ersetzen keine ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung. Der Grund: Die E-Mails werden weder revisionssicher aufbewahrt, noch entspricht diese Aufbewahrung den Anforderungen der GoBD.
Irrtum 2: Wir sind top organisiert, denn wir haben Kopien der E-Mails auf unseren Servern.
Korrekt ist: Dieses Vorgehen ist keine Lösung. In der Regel sind diese Kopien nicht revisionssicher. Und selbst, wenn sie es wären, müsste die Unveränderlichkeit auch nach zehn Jahren prüf- und nachvollziehbar sein.
Irrtum 3: Ich habe mir bereits eine Lösung zur E-Mail-Archivierung angeschafft. Ich bin auf der sicheren Seite.
Korrekt ist: Es reicht nicht aus, nur eine Software oder eine E-Mail-Archivierungs-Lösung anzuschaffen. Neben der technischen Umsetzung muss auch das organisatorische Umfeld passen. Beides muss zudem durch eine Verfahrensdokumentation dokumentiert werden.
