Stadt Oldenburg

Ausgangslage vor Projektbeginn in Oldenburg

Vor der Einrichtung eines dedizierten Schul-IT-Bereichs mit festen Stellen wurden die Oldenburger Schulen in einem oft mühsamen und zeitaufwendigen Prozess von externen Dienstleistern über den Schulträger betreut. Lediglich an den berufsbildenden Schulen gab es eine IT-Administration, die im Jahr 2016 erstmals durch den Schulträger in eine Festanstellung von vier Administrator*innen und einem IT-Koordinator überführt wurde. Infolge der häufig selbstorganisierten und äußerst heterogenen IT-Infrastrukturen standen den Schulen keine fachkundigen internen Ansprechpartner für IT-Anfragen oder IT-Projektsteuerung zur Verfügung. Die Zeit drängte. Um mit dem zunehmenden Digitalisierungstrend im Bildungswesen Schritt halten zu können, brauchte es eine zuverlässige und zeitgemäße IT-Lösung.

Neuaufstellung der Schul-IT mit der Open-Source-Lösung UCS@school

Der Startschuss für die Neuaufstellung der Oldenburger Schul-IT fiel im Jahr 2018 als erstmalig ein Medienentwicklungskonzept über den Schulträger initialisiert und ausgearbeitet wurde. In diesem Konzept wurden u. a. die Entwicklung von Standards, der Aufbau zentraler Schul-IT-Dienste und die Überwindung heterogener IT-Infrastrukturen zur Überführung der Oldenburger Schulen in eine zentrale Schul-IT-Betreuung als Hauptziele genannt. Man wollte darüber hinaus die Qualität der IT-Infrastrukturen in den Schulen durch Standardisierung verbessern, verlässliche Prozesse etablieren, Beratungsmöglichkeiten und Begleitung für Schulen ausbauen und eine zuverlässige Basisinfrastruktur für alle Schulen aufbauen. Die sollte als Grundlage für künftige technische und pädagogische Entwicklungen dienen.

Aus der Keimzelle des zunächst überschaubaren Teams aus IT-Administrator*innen und einem IT-Koordinator an den berufsbildenden Schulen wurde mit sukzessivem Personalaufbau 2020 erstmalig der Organisationsbereich „Schul-IT“ geschaffen. Auf der Suche nach einer IT-Lösung, die den Anforderungen an ein zentrales Identitätsmanagement gerecht wird, wurde man schnell auf UCS@school aufmerksam. Von besonderer Relevanz bei der Entscheidungsfindung waren für das damalige Projektteam dabei die Offenheit, Flexibilität und Modularität, sowie die Möglichkeit, UCS@school als mandantenfähige On-Premise-Lösung zentral und datenschutzkonform im eigenen Rechenzentrum der Schul-IT zu betreiben.

Herausforderungen für die Oldenburger Schul-IT im Projektverlauf

Bis zur ersten Umsetzungsphase im Piloten traten im Projekt keine größeren Probleme auf: Die Abstimmung mit den Schulen verlief reibungslos und auch bei der Konzeption wurde man sich schnell einig. Bei der Transformationsphase zwischen Projektplanung und anschließender Umsetzung der SOLL-Konzeption entstanden jedoch erhebliche Herausforderungen.

Es zeigte sich, dass die Schul-IT bis dato noch sehr an den berufsbildenden Schulen einbezogen und gefordert war, wodurch der Onboarding-Prozess sowie die geplante Projektumsetzung stark beeinflusst wurden. Für extreme Projektverzögerungen sorgten letztlich vor allem die Corona-Pandemie, die damit einhergehenden Lieferschwierigkeiten, der „Digitalpakt-Push“ sowie die weiteren Fördermaßnahmen des Landes. Schließlich konnten aufgrund der erforderlichen Prioritätenverschiebung nicht alle fünf Pilotschulen wie geplant bis 2021 in die Gesamtbetreuung der Schul-IT überführt werden.

Trotz dieser Störfaktoren hat man in Oldenburg in den vergangenen Jahren viel erreicht und kann stolz auf den erzielten Projekterfolg zurückblicken. Es mussten nicht nur fünf Pilotschulen, sondern parallel alle Oldenburger Schulen hinsichtlich der IT-Infrastruktur ertüchtigt werden. Derzeit profitieren ca. 6.000 Nutzer*innen – sowohl Schüler*innen als auch Lehrkräfte – an zwei berufsbildenden Schulen von UCS@school mit ihren vielfältigen pädagogischen Funktionen, wie z. B. Prüfungsmodus, Self-Service mit selbständiger Passwortänderung durch die Anwender, ihren AD-Funktionalitäten und ihrem Verzeichnisdienst für das Identity Management (IDM). Mit seinen vielen Gestaltungsmöglichkeiten bietet das UCS@school-Ökosystem in den Augen der IT-Verantwortlichen insgesamt eine solide und flexible Grundlage für individuelle Anpassungen an heranwachsende Anforderungen der IT-Umgebung für die Oldenburger Schulen.

UCS@school bietet einen gesamtschulischen Standard und damit die Möglichkeit, vorhandene und zentral wachsende Schul-IT-Dienste effizient zu integrieren und für unsere Schulen bereitzustellen. Es überzeugt vor allem durch Offenheit, eine effiziente und zentrale Verwaltbarkeit und eine hohe Anpassungsfähigkeit an künftige Herausforderungen. Die einfache Anbindung an bestehende oder neue Services inkl. einer Single-Sign-on-Mechanik hat uns überzeugt. Dadurch bietet sie eine hohe Individualisierbarkeit und Herstellerunabhängigkeit – was letztlich eine flexible und modulare IT-Gesamtlösung für unsere Schulen gewährleistet, fasst Dettmar Kunst einige der Vorteile von UCS@school zusammen.

Weitere Planung in Oldenburg

In Oldenburg ruht man sich nicht auf dem bisher Erreichten aus. Stattdessen wurde die Revision der SOLL-Konzeption angegangen und die Projektorganisation grundlegend umstrukturiert. Um den heutigen dynamischen Anforderungen gerecht zu werden, wird u. a. ein agiler Ansatz für die Projektarbeit herangezogen. Durch diesen werden kurz- bis mittelfristige Projektziele in einem gemeinsamen Abstimmungsprozess zwischen dem Schulträger und der Schul-IT gesetzt und eine Steuerung der Umsetzung mit allen Beteiligten gewährleistet. Der Einbezug der Schulen steht hier auch weiterhin im Mittelpunkt.

Nachdem ein zentraler FWU-Rahmenvertrag für die Schulen etabliert wurde, welcher aktuell von allen vier berufsbildenden Schulen genutzt wird, arbeitet man nun daran, eine zentrale Videokonferenzlösung und Schulcloud für alle Schulen bereitzustellen. Der schrittweise Aufbau zentraler Dienste und deren Anbindung an UCS@school hat im IT-Projekt mittlerweile Vorrang zu der erfahrungsgemäß aufwendigen Komplettüberführung einzelner Schulen in die Schul-IT-Gesamtbetreuung erhalten. Genauso wichtig ist es daher für Oldenburg, möglichst vielen Benutzern ein Konto in UCS@school anzubieten. Für den Rollout der Konten beginnt jetzt die Pilotplanung der Oldenburger Schul-IT mit Univention und der Landesinitiative n-21. Perspektivisch soll sich UCS@school am landesweiten Anmeldedienst „moin.schule“ und dem Univention ID Broker bedienen, um die erforderlichen Stamm- bzw. Anmeldedaten der Benutzer inkl. einer ein-eindeutigen ID aus „moin.schule“ in das Oldenburger UCS zu übermitteln. Ein Zusammenwirken zwischen kommunalen und landesbezogenen Diensten inkl. Single-Sign-on für alle Anmeldungen wird für die Oldenburger Schulen und die Schul-IT dabei mittelfristig als unerlässlich betrachtet.

Ein IT-Support-Konzept für die Betreuung aller Schulen befindet sich derzeit in der Umsetzung. Mit einem zentralen Service Desk einschließlich Hotline soll das Unterstützungsangebot für Oldenburger Schulen weiter ausgebaut werden. Darüber hinaus möchte man in Oldenburg die Ertüchtigung der IT-Infrastruktur aller Schulen bis Ende 2024 abschließen. Hierunter fällt der Um- und Ausbau der Netzwerkinfrastruktur (W/LAN) einschließlich Elektroertüchtigung, das Rollout der Medientechnik laut Medienkonzepten, die Anbindung der Schulen an das Rechenzentrum, sowie die Versorgung der Schulen mit einem bedarfsgerechten Internetanschluss.