IT-Kosten und Covid-19: Was Unternehmen aus der Krise lernen können

Im Rahmen der COVID-19 – Krise haben sich die IT-Anforderungen in vielen Unternehmen, Organisationen und Regierungen gewandelt. Dies gilt auch für die Wahrnehmung der IT insgesamt. In zahlreichen Organisationen hat sie in großflächigem Umfang die Steuerung der Richtlinien für Fernarbeit übernommen. Nicht selten mussten diese Veränderungen über Nacht implementiert werden, wenn seitens der Regierung erlassene Ausgangssperren eine neue Realität schufen.

In diesem Artikel schildern wir beispielhaft die Herangehensweise unserer Partner und zeigen auf, wie Effizienzgewinn, Systemintegration und Aufgabendelegation ihre IT-Umgebungen verändert haben.

Vor COVID-19: IT-Abteilungen der Vergangenheit

Früher einmal ließ sich die IT relativ einfach verwalten. Die meisten Mitarbeiter arbeiteten im zentralen Büro, und es war einfach und unkompliziert, diesen oder jenen Kollegen zu erreichen, indem man sich einfach von einem Büro in das nächste begab (oder vielleicht ein paar Treppen rauf bzw. runterlaufen musste). Jeder nutze dasselbe, von der IT-Abteilung verwaltete Netzwerk, und die User tauschten Dateien effizient über klassische Dateiserver aus. Das Intranet funktionierte mit einer professionellen Firewall, die unerwünschte Einflüsse von draußen effektiv zurückhielt. Insgesamt war das ganze Netzwerk ein einfaches, autarkes System.
Wenn einzelne Menschen außerhalb des Netzwerks arbeiteten, stattete die IT sie mit einer individuellen Lösung aus. Die Anzahl der Beschäftigten, die vom Home Office aus arbeiteten, blieb bei Organisationen mit weniger als 500 Beschäftigten sowie bei Lokalregierungen meistens eher unerheblich.
Dann kam COVID-19 und brachte die derzeit herrschende globale Gesundheitskrise mit, die das Leben fast aller Menschen auf vielfältige Art und Weise veränderte. Plötzlich arbeiteten fast alle von zuhause – entweder freiwillig oder aufgrund direkter Anweisungen seitens der Regierung oder der Vorgesetzten. Nicht selten musste die IT Mitarbeiter innerhalb eines einzigen Tages dazu befähigen, ihrer Arbeit vollumfänglich von zuhause aus nachgehen zu können.

Arbeiten mit COVID-19: Veränderungen für IT-Dienstleistungen

Mittlerweile befinden wir uns seit 7 Monaten mitten in der Corona-Krise – und das Arbeitsumfeld für wissensbasierte Mitarbeiter, die hauptsächlich am Computer arbeiten, hat sich komplett verändert. Beinahe jeder arbeitet von zuhause oder von einem sicheren Ort aus. Einige Unternehmen waren gezwungen, neue VPN-Lösungen einzuführen, um allen Angestellten das Arbeiten aus dem Home Office zu ermöglichen.
Eine sichere Verbindung zu bestehenden IT-Leistungen ist zum Rückgrat vieler Organisationen avanciert, und es ist sehr wahrscheinlich, dass das Arbeiten von zuhause für diejenigen, die ihrer Arbeit hauptsächlich mittels Computer und Telefon verrichten, auch in Zukunft eine Option sein wird. Diese Veränderung lässt sich nicht nur bei hochbezahlten Angestellten beobachten, sondern auch bei denjenigen, die weniger qualifizierten Arbeit nachgehen. So waren zum Beispiel Call Center sehr schnell bei der Sache, als es darum ging, ein Heimarbeitsmodell einzuführen, das zuvor für derlei große Gruppen von Angestellten undenkbar gewesen wäre.
Diese Veränderungen hatten tiefgreifende Auswirkungen auf die Zeit, die Administratoren und Benutzer für die Handhabung der IT aufwenden müssen. Dieser Umstand verpflichtet Organisationen dazu, sich die Zeitaufwände und -konten von Administratoren anzuschauen, die Zusammenhänge und Interaktionen von Systemen zu verstehen und darüber hinaus festzulegen, wer für spezifische IT-Aufgaben zuständig ist.

Zeit als Rohstoff – und wie man sie sparen kann

Mit dem plötzlichen Bedarf an neuen Technologien, den die Corona-Krise mit sich brachte, wurde Zeit, insbesondere die Zeit von IT-Admins, zu einem wertvollen Gut. Wir alle wissen, dass IT-Projekte dazu neigen, sich länger hinzuziehen als geplant – und die Gesamtkosten einer Implementierung beinhalten oftmals nicht die Zeit, die ein Administrator für die Installation eines neuen Systems benötigt. Die Plötzlichkeit und Ernsthaftigkeit der Krise deckte auf, dass die von Administratoren für verschiedene Aufgaben aufgewendete Zeit zu häufig unterschätzt wird. Vor allem in Situationen, in denen die Anforderungen für Verlässlichkeit und Support sich über Nacht vervielfältigen, wurde die Bedeutung der Befähigung, Projekte zum Abschluss bringen zu können, ausschlaggebend für das Überleben vieler Organisationen. Während es unwahrscheinlich ist, dass sich Firmen oder Organisationen künftig viele IT-Projekte mit einem derartigen Druck im Nacken anstoßen werden, wird das Bewusstsein über den Wert der Zeit sicherlich bestehen bleiben.

Effizientes Management mit zentralisierten und automatisierten Services

Aufgrund der Tatsache, dass die Mehrzahl der Angestellten von zuhause aus arbeitet, wird Effektivität immer mehr zu einer wichtigen Angelegenheit. Es ist schlicht und ergreifend nicht genug Zeit da, um VPN-Clients zu installieren, Dateifreigaben zu konfigurieren, und dutzende Benutzer einzeln anzulegen. In der Konsequenz müssen Administratoren die Arbeit reduzieren, die für die Einrichtung und Konfiguration einer Applikation anfällt. Die Verwendung von UCS als zentralisierte IT-Management-Plattform hat unseren Kunden in den USA gehofeln, die Effizienz ihrer IT-Administrationen um 21% zu steigern.
Jedoch: effizientes Management schließt nicht nur simple Administration mit ein, Es reduziert ebenso den Arbeitsaufwand der Benutzer. Akaid Diaz von Failproof Technology sagt:

„Die größte Hürde, die unsere Kunden in puncto Heimarbeit zu bewältigen haben, ist der Umstand, dass die Benutzer ihre Passwörter vergessen. Früher ist man in so einem Fall einfach zum Helpdesk rübergegangen und hat sich sein Passwort zurücksetzen lassen. Per Fernwartung ist das schon ein spürbar größeres Problem. „Same user, same Password“ oder Single Sign On bedeutet, dass sich Admins wesentlich seltener mit diesen Problemen befassen müssen und Passwort-Übereinstimmung besser sicherstellen können.“

Aus diesen Gründen werden zentral arbeitende Management-Tools gleich denjenigen, die UCS seinen Nutzern bietet, mehr und mehr zur Regel. Zugleich werden mehr und mehr Software-Lösungen an das zentrale Management angebunden, wodurch der Gewinn für die IT multipliziert wird. Diese Lösungen werden mit Sicherheit auch nach der Überwindung der Corona-Krise bestehen bleiben.

Kann das jemand anders machen? Einfache Prozesses erlauben Delegation

Da (fast) alle Mitarbeiter nicht mehr in den Büros sitzen, hat sich die Distanz zwischen IT und Endnutzer exponentiell vergrößert. Die meisten Organisationen haben keinen zweckbestimmten Helpdesk, weswegen Administratoren sich den Problemen der Nutzer annehmen müssen. Der Preis ist, dass die eigene Arbeit dafür unterbrochen werden muss. Dennoch verfügen die meisten Organisationen über Teamassistenten. Diese haben in der Regel weniger Meetings auf ihrer Agenda und sind wesentlich besser darauf vorbereitet, die wechselnden Anforderungen ihrer Teams im Ganzen anzugehen. Dies bringt sie in die perfekte Position, um einfache Aufgaben wie zum Beispiel das Zurücksetzen oder Ändern eines Passwortes – zu übernehmen. Allerdings sind Teamassistenten oftmals keine IT-Experten. Mit UCS wird die Passwort-Änderungen zu einer Aufgabe, die jeder, der durch eine Webseite zu navigieren versteht, mit Leichtigkeit ausführen kann. Die Delegation von Standard-Aufgaben an Angestellte, die auf Teamanforderungen spezialisiert sind, reduziert den Verlust an Produktivität, den sowohl Nutzer als auch Administratoren bei der Ausführung routinemäßiger Interaktionen hinnehmen müssen.

Vorwärts gehen – Ein neues „Normal“

Es ist denkbar, dass der Anstieg der beschriebenen Komplexität am Arbeitsplatz nur temporär ist; je mehr wir alle uns an die neue Situation gewöhnen, desto mehr mögen alte Verfahrensweisen wieder zu akzeptablen Lösungen werden. Dennoch: da die effektive Arbeitszeit von Admins ein hoher Kostenfaktor bleibt, werden Steigerungen der Effektivität, die Integration und die Delegation von Aufgaben bleibende Herausforderungen sein. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre IT-Abteilung der Zeit einen Schritt voraus ist; testen Sie UCS jetzt kostenlos.