Der Univention Summit blickt auf eine 13 Jahre lange Tradition als Ort des Austauschs und der Diskussion rund um die Themen Digitale Souveränität und souveräne IT-Infrastrukturen zurück. In diesem Jahr musste er zum ersten Mal rein digital stattfinden.
Um den 14. Univention Summit ins Netz zu bringen, kam Univention im letzten Jahr auf uns, Plain Schwarz, als Eventagentur und Dienstleister*in für die Konzeption und Umsetzung virtueller, hybrider Events als auch Präsenzveranstaltungen zu. Wir kannten uns bereits über das Open-Source-Umfeld und die gängigen Netzwerke, bevor wir für den Summit zusammenarbeiteten.
In diesem Artikel möchte ich einen Blick auf die Herausforderung werfen, eine solche Veranstaltung mit all ihrer Interaktivität und ihren Diskussionsräumen von der realen Welt ins virtuelle zu übersetzen und Ihnen die technische Basis vorstellen, mit der uns die Umsetzung gelungen ist.

Image of stage and technicians at the Univention Summit 2021

An unusal sight: Speech at the Univention Summit – without a (visible) audience.

Den Herausforderungen der Corona-Pandemie müssen sich viele Initiator*innen und Veranstalter*innen von Events und Konferenzen stellen. Für sie alle lauten die großen Fragen: Wie können Konferenzen in einer virtuellen Umgebung funktionieren? Und wie kann ein über Jahre gewachsenes, beliebtes und bewährtes Format ins Internet gebracht werden, ohne an Qualität zu verlieren?

Entscheidende Faktoren für virtuelle Veranstaltungen

Mit Blick auf den Termin Ende Januar und die angespannte Corona-Situation Ende 2020 hat sich Univention gegen den ursprünglich im Sommer gefassten Plan, eine hybride Veranstaltung mit kleinem Publikum in Bremen durchzuführen, entschieden. Gemeinsam mit Univention planten wir also, einen Teil des Programms und die komplette Moderationen – unter Einhaltungen der gebotenen Hygienemaßnahmen – live im Congress Centrum Bremen zu produzieren. Die überwiegende Mehrheit der Sprecherinnen und Sprecher sollte remote hinzugeschaltet werden.

Live vor Ort – MST Medien-Systemtechnik sorgte für Video- und Audio-Technik und Livestreaming

Foto des virtuellen Schneidetisches beim Univention Summit

Beim Univention Summit 2021 kamen Adobe Premiere Pro sowie Soft- und Hardware von Analog Way (Ascender und WebRCS) zum Einsatz.

Für eine solche Produktion braucht es einen verlässlichen Partner vor Ort, der sich um das technische Setup kümmert und für einen reibungslosen Ablauf vor und hinter der Kamera sorgt. Wir haben uns gefreut, mit dem Bremer Technikdienstleister MST Medien-Systemtechnik einen solchen Partner gefunden zu haben.

Da MST bereits einige Erfahrungen mit der Meeting- und Webinarsoftware Edudip gesammelt hatte, sollten die externen Sprecherinnen und Sprecher über diese Software dazugeholt werden, über die auch Bildschirme und Präsentationen geteilt und übertragen werden können. Die Videosignale der beiden Bühnen sowie der durch zwei Dolmetscher simultan übersetzte Stream der Hauptbühne wurden mittels RTMP an die Online-Plattform gesandt.

Nun brauchten wir nur noch einen virtuellen Veranstaltungsort, an dem sich die Teilnehmer*innen, Sprecher*innen und Moderator*innen zusammenfinden konnten. Hierfür fiel unsere Wahl auf Venueless. Entscheidend waren vor allem die Faktoren Übersichtlichkeit und Interaktivität.
Eine einfache und intuitive Navigation zwischen Bühnen, Breakout- und Workshopräumen ist hier genauso wichtig wie die stabile Übertragung der Vorträge und Möglichkeiten der Kontaktaufnahme. Venueless bietet neben der Integration von Livestreams unter anderem auch eine Chatfunktion, eingebettete Big Blue Button (BBB) Räume für Workshops sowie einen Ausstellungsbereich für die Sponsoren.

Screenshot zeigt einen Auschnitt des Zeitplans sowie die Navigation zwischen den Stages undanderen virtuellen Räumen beim Univention Summit 2021

Über eine benutzerfreundliche Navigation konnten die Teilnehmer des Summits schnell zu ihren Veranstaltungen finden und mit anderen Teilnehmern chatten.

Vorteile des Setups mit Venueless und Pretix

Venueless wurde vom Team des Ticketshop-Anbieters Pretix entwickelt. Beide Systeme sind entsprechend aufeinander abgestimmt und bieten dabei zusätzliche Funktionen, die Arbeitsprozesse vereinfachen und optimieren. Daher haben wir uns entschieden, die Registrierung der Summit-Teilnehmer im Vorfeld über Pretix abzuwickeln. Dadurch konnten die buchhalterischen Aufwände auf Seiten Univentions im Vergleich zu den Vorjahren deutlich reduziert werden. Auch die Kommunikation mit den Teilnehmenden wurde vereinfacht, da Mails direkt aus Pretix heraus an sie versendet werden konnten und das Tool dem Orga-Team jederzeit einen guten Überblick auf den Anmeldestatus möglich machte.
Im Folgenden ein kurzer Überblick der von uns eingesetzten Features von Venueless und Pretix:

Registrierung und Ticketing

Über den Ticketshop von Pretix ließ sich sowohl der Verkauf von Teilnehmer*innen-Tickets als auch die Registrierung von Mitarbeiter*innen, Sprecher*innen und Sponsor*innen abbilden. Durch zu Integration in Venueless lassen sich an dieser Stelle sogar schon individuelle Rechte, z.B. für die Moderation von Vorträgen für Mitarbeitende und Zusatzfunktionen z.B. für die Betreuung der virtuellen Messestände für die Sponsor*innen zuweisen.

Ausstellerbereich

Für Sponsor*innen bietet Venueless einen eigenen Ausstellerbereich. Hier können sie sich, wie auch auf anderen Plattformen üblich, vorstellen und zusätzliches Infomaterial zur Verfügung stellen. Über eine Kontaktfunktion können Teilnehmende zudem in Text- und Videochats mit den Ausstellenden eintreten und sich individuell informieren und vernetzen.

Ansicht des virtuellen Demmopints von agorum beim Univention Summit 2021

Über den virtuellen Ausstellerbereich konnten Partner – wie hier agorum – ihre Produkte präsentieren und direkt mit Interessenten in Kontakt treten.

Integrierte Chatfunktion

Events und Konferenzen leben von Begegnungen und dem Austausch. Deshalb sind interaktive Elemente, die über einen Chat neben dem Stream hinausgehen, essenziell. Venueless bietet hier unterschiedliche Funktionen: So hat jede*r Teilnehmer*in ein eigenes Profil mit Informationen wie Name, Organisation und Funktion, und es gibt Direktnachrichten in Form eines 1:1 Chats, die via Big Blue Button um einen Videochat erweitert werden kann. Über eine globale Suche kann nach bestimmten Personen gesucht werden oder es können sich alle Teilnehmenden angezeigt werden lassen.

Workshops, Round Tables & Break-out Rooms

Um möglichst viel Konferenzcharakter ins Digitale zu übertragen, war es uns wichtig, direkte und persönliche Interaktionen möglich zu machen. Workshops und Round Table Sessions fanden daher in Big Blue Button-Räumen statt und ermöglichten einen freien Austausch zwischen allen Beteiligten, ganz gleich ob Sponsor*in, Sprecher*in oder Besucher*in.
Sogenannte Break-out Rooms boten den Zuschauer*innen einen dedizierten Raum, um nach den Vortrags-Sessions gemeinsam mit den Protagonist*innen über die vorangegangen Vorträge und Panels zu diskutieren und weitergehende Fragen zu stellen. Diese Möglichkeit wurde rege genutzt und hat viel Raum für zusätzlichen Austausch geboten, den eine Veranstaltung vor Ort so hätte nicht ermöglichen können.

Stage 2 des Univention Summit 2021 im Congress Centrum Bremen

Auf der zweiten Bühne des Univention Summit 2021 standen die Themen Digitale Bildung und UCS@school im Fokus.

Zum Schluss möchten wir uns bei Univention für die gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit bedanken. Die Situation war nicht nur für den Univention Summit eine besondere, denn auch unsere Meetings und Absprachen mussten ganz ohne persönliche Begegnungen stattfinden. Wöchentliche Videomeetings und die kollaborative Zusammenarbeit über ein Filesharing-System hat diese Lücke aber gut gefüllt.

Wir freuen uns, dass wir an der Umsetzung einer so etablierten Konferenz mitwirken und zu ihrem Erfolg beitragen konnten. Besonderer Dank gilt Alice Horstmann und ihrem Team für die wichtigen Impulse, Hinweise und Anmerkungen – es war die Kombination unserer Expertisen und der gemeinsamen Lernkurve in den vergangene Monaten, die den Univention Summit zu dem Erfolg gemacht hat, der er war.

Über Plain Schwarz

Das Berliner Unternehmen Plain Schwarz ist spezialisiert auf die Organisation von Veranstaltungen mit Open Source Fokus. So haben sie beispielsweise die ApacheCon Europe 2019, die Haystack Conference für E-Commerce Search oder das MICES Camp 2020 umgesetzt. Zu den eigenen Projekten gehören die internationale Fachkonferenz für Open Source Search & Big Data Berlin Buzzwords, sowie die Open Source Management Konferenz FOSS Backstage.
Wenn Sie mehr über uns, unsere Veranstaltung und eine mögliche Zusammenarbeit erfahren möchten, besuchen Sie gern plainschwarz.com oder schreiben uns eine E-Mail an ps@plainschwarz.com

UCS Core Edition jetzt kostenfrei einsetzen!

Zum Downloadbereich
Paul Berschick

Paul Paul studierte Kommunikationswissenschaften, Politik und Italienisch an der Freien Universität Berlin. Er ist ein begeisterter Committer von allem, was mit Open Source zu tun hat und setzt dies nicht nur im Berufsleben um. Seit 2014 ist er in der Organisation von Konferenzen und Tech-Events tätig. Bei Plain Schwarz ist er ein Allrounder, der die ganze Bandbreite der Aufgaben genießt: von der akribischen Planung im Vorfeld bis zur Aufregung (und dem Troubleshooting) der Eventproduktion.