Die neue EGroupware-Version, die seit Kurzem im Univention App Center für die Integration in UCS bereitsteht, enthält zwei spannende Neuerungen. Alle in EGroupware verfügbaren Daten lassen sich nun nicht nur über Platzhalter, sondern auch direkt über einen Dialog in Collabora Online einfügen. Es sind daher nur noch wenige Klicks nötig, um Einträge aus dem Adressbuch, Kalender, Stundenzettel usw. in ein Officedokument einzusetzen – ein aufwändiges Copy & Paste der Daten zwischen den einzelnen EGroupware-Modulen entfällt damit.

Außerdem ist es möglich, Dokumente direkt aus Collabora Online per E-Mail zu verschicken. Dank der Officeanwendung unterstützt EGroupware auch das Umwandeln gängiger Officeformate (OpenDocument, Microsoft) ins PDF- und PNG-Format direkt über den Dateimanager. In diesem Artikel möchte ich Ihnen die Neuerungen vorstellen.

EGroupware und Collabora Online

Am besten funktioniert das Arbeiten mit Platzhaltern, wenn Sie Collabora Online als Officeanwendung in EGroupware einsetzen. Natürlich sind die Platzhalter strenggenommen ein EGroupware-Feature, das auch ohne die Online-Officesuite in den einzelnen Modulen verfügbar ist. Aber wir haben bei der Implementierung darauf geachtet, dass die Funktionen gut über die Collabora-Benutzeroberfläche erreichbar sind.

Im Univention App Center finden Sie EGroupware und zwei Versionen von Collabora Online: die unbeschränkte Vollversion von Collabora Online und die Collabora Online Development Edition (CODE). Alternativ bietet EGroupware an, Collabora Online im EGroupware-Rechenzentrum zu nutzen. Selbstverständlich ist auch die Anbindung eines eigenen Collabora-Online-Servers möglich. Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden, Sie tragen in EGroupware die erreichbare Adresse des Collabora-Servers ein und können direkt loslegen.

EGroupware können Sie nach der Installation über das Univention App Center entweder als freie Community Edition (CE) oder als Enterprise Line (EPL) betreiben. Alle hier im Artikel beschriebenen Funktionen sind in beiden Ausgaben verfügbar.

Was sind Platzhalter?

Platzhalter sind Textvariablen, die jeweils von zwei paar geschweiften Klammern umschlossen sind. Größtenteils handelt es sich dabei um Datenbankfelder, aber auch Feldbefehle/Funktionen (If-Then-Else-Bedingungen) sind möglich. Funktionen kommen beispielsweise zum Einsatz, um Leerstellen zu vermeiden oder Zeilenumbrüche zu generieren, wenn ein bestimmtes Feld gefüllt ist.

Eine Liste aller Platzhalter, die EGroupware kennt, finden Sie über die Menüs der jeweiligen Module (z.B. im Adressbuch, im Kalender, Stundenzettel usw.) in der linken Seitenleiste.



Genug Theorie – was können Sie mit diesen Platzhaltern nun eigentlich genau anfangen?

  • Sie können den Wert eines Platzhalters direkt in ein Dokument einfügen, also z. B. in einem Brief direkt den Namen eines Kunden, die Adresse oder Ähnliches einsetzen.
  • Sie können Vorlagen erstellen oder vorhandene (Verzeichnis /templates) bearbeiten und verändern.

Die beiden Anwendungsfälle möchte ich Ihnen im Folgenden gerne kurz vorstellen.

Platzhalter-Werte in Dokumente einsetzen

In Collabora finden Sie in der Icon-Leiste am oberen Rand nicht nur ein Symbol mit Briefumschlag, um ein Dokument direkt aus der Officeanwendung heraus per Mail zu versenden, sondern auch das Platzhalter-Icon mit den beiden geschweiften Klammern. Ein Klick darauf öffnet den Dialog Platzhalter einfügen. Wählen Sie aus dem obersten Drop-down-Menü die Datenquelle, z. B. Kalender. Im Feld darunter suchen Sie eine Kategorie (etwa Termin) und rechts den genauen Eintrag (hier: Start: Datum) aus. Im Feld Suchen neben Vorschau können Sie gezielt nach vorhandenen Daten suchen. Sobald Ihre Eingabe eindeutig ist, vervollständigt EGroupware sie und macht passende Vorschläge.

Um den Platzhalter-Wert ins Dokument einzufügen, klicken Sie auf den unteren nach rechts gerichteten Pfeil im Bereich Vorschau (rot markiert im Bild). Achtung: Ein Klick auf Einfügen würde den Platzhalter selbst einsetzen, was ich im nächsten Abschnitt dieses Artikels vorstelle.



Rechts neben dem Symbol zum Einfügen von Platzhaltern sehen Sie außerdem ein Icon mit einem Adressfeld, über das Sie überdies ganz komfortabel vollständige Adressen in Dokumente einsetzen. Klicken Sie darauf und wählen im sich öffnenden Dialog zunächst aus, welche Adresse eines Kontaktes Sie meinen: die Firmenanschrift, die private Anschrift oder nur den Namen, die Maildresse und Telefonnummer. Anschließend tippen Sie ins Feld Eintrag auswählen den Namen des gewünschten Kontaktes. Sobald Ihre Angaben eindeutig sind, vervollständigt EGroupware diese automatisch und Sie können auf Einfügen klicken.



Vorlagen erstellen und verwenden

Im Verzeichnis /templates, das Sie über den Dateimanager erreichen, finden Sie bereits einige fertige Vorlagen, die mit diversen Platzhaltern arbeiten. Diese können Sie als Grundlage für eigene Templates verwenden und eigene Firmenlogos, Farben, Schriftarten usw. einfügen.

Beispielsweise befindet sich im Verzeichnis addressbook eine fertige Vorlage für einen Serienbrief, die bereits mit etlichen Platzhaltern arbeitet. Im Adressfeld stehen der Name der Organisation bzw. der Firma ({{org_name}}), die Anrede ({{LETTERPREFIXCUSTOM…}}), die Anschrift ({{adr_one_[…]) usw. Auch das aktuelle Datum ({{date}}) und eine personalisierte Anrede (mit einer IF-Abfrage) sind bereits eingetragen.



Mit einer fertigen Vorlage arbeiten Sie anschließend so: Wechseln Sie zu der EGroupware-Anwendung, deren Daten Sie verwenden möchten, also beispielsweise ins Adressbuch. Markieren Sie alle Empfänger Ihres Serienbriefes, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen den Eintrag In ein Dokument einfügen und dann den Namen der Vorlage aus.



Collabora Online öffnet die Dokumente und füllt die Felder automatisch richtig aus – anstelle der Platzhalter sind die EGroupware-Daten, also in diesem Fall die Adressen, zu sehen.

Dateien umwandeln: PDF und PNG per Mausklick

Wie eingangs erwähnt, können Sie Officedokumente im EGroupware-Dateimanager nun direkt konvertieren – ohne eine eigene Anwendung dafür öffnen zu müssen. Dazu klicken Sie einfach eine Datei mit der rechten Maustaste an und wählen Umwandeln in. Entscheiden Sie sich danach für PDF oder PNG.

Dieses Feature ist an Collabora Online gebunden. Es liefert einen praktischen Shortcut: Benutzer*innen, die z. B. ein Officedokument als PDF per Mail versenden möchten, müssen es nicht erst in der Officeanwendung öffnen und exportieren, um es dann im E-Mail-Modul als Anhang zu verschicken. Stattdessen geht alles über den Dateimanager und das Kontextmenü der rechten Maustaste.

Eine kleine Einschränkung sei an dieser Stelle erwähnt: Das Konvertieren funktioniert nicht in allen Konstellationen. Wenn Sie z. B. EGroupware aus dem Univention App Center installieren und Collabora Online on-premises betreiben, kann es Probleme mit dem Netzwerkzugriff geben. Normalerweise „holt“ sich Collabora Online das Dokument von EGroupware, nachdem es dazu aufgefordert wird, es kann aber sein, dass das Laden nicht klappt und Sie stattdessen eine Fehlermeldung wie Unable to load… sehen. Die Release Notes in unserem GitHub-Repository zeigen mögliche Lösungswege.

Dokumente erzeugen und umwandeln leicht gemacht

Serienbriefe und andere Vorlagen können viele Anwendungen erstellen und verwalten, allerdings eröffnet das Teamwork zwischen EGroupware und Collabora Online einen neuen, praktischen Ansatz: Alle Daten aus den einzelnen EGroupware-Modulen sind über Platzhalter und direkt erreichbar, und Anwender*innen können diese ohne große Umwege in den Dokumenten nutzen. Auch das direkte Umwandeln ins PNG- und PDF-Format im Dateimanager erleichtert und beschleunigt die Arbeit.

Sie haben Fragen oder Verbesserungsvorschläge? Diskutieren Sie gerne mit uns, beispielsweise über die Kommentare unter diesem Artikel.

UCS Core Edition jetzt kostenfrei einsetzen!

Zum Downloadbereich
Birgit Becker

Birgit Becker befasst sich seit 11 Jahren mit digitalen Lösungen für optimierte Zusammenarbeit, Koordination und Kommunikation in Unternehmen. Sie ist zuständig für IT-Consulting und Support rund um die Open-Source-Software EGroupware und seit 2016 Geschäftsführerin der EGroupware GmbH.

Was ist Ihre Meinung? Hinterlassen Sie einen Kommentar!

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.