Gastbeitrag: Finanzen mit ITISeasy.business UE – Vollwertig, ausgereift und anpassungsfähig

Beim Thema Finanzen scheiden sich oft die Geister. Die einen halten es für eine Wissenschaft, die anderen schlicht für ein unverzichtbares Erfordernis für das Lenken eines Unternehmens. Wo bei manchen Unternehmer mit dem „Management by Kontostand“ die Möglichkeiten des strategischen Handels schnell erschöpft sind, sind bei anderen die stetige Übersicht über den Cashflow, EBIT und Kostenrechnung einfach unverzichtbar.

Danach gefragt sagen viele: Das ist die Domäne der bekannten, teuren Programme, aber das ist nicht so: Gerade ITISeasy.business bietet mit seiner speziell an deutsche Verhältnisse angepassten Fibu die notwendigen Stellgrößen. Wer keine Lust auf die dahinterliegende Buchhaltung hat, kann sich diese Dienstleistung auch einfach outsourcen – ein Anruf genügt.

Aber was ist ITISeasy.business?

ITISeasy.business gibt es in zwei Ausprägungen. Als Univention Edition, sodass Nutzer*innen von Univention Corporate Server (UCS) es sozusagen vor ihrer Nase haben: Sie können das Programm direkt aus dem Univention Appstore installieren, und es fügt sich erwartungsgemäß in das Benutzerkonzept von UCS ein. Außerdem ist auch eine SAAS-Lösung (https://shop.itis.de/configurator/it-is-easy-business-246) erhältlich, die innerhalb von wenigen Minuten für Sie auf Anfrage eingerichtet wird und noch weitere positive Eigenschaften und Merkmale bereithält. Bei der SAAS-Lösung können zwei Benutzer kostenfrei für eine Probezeit damit arbeiten. Bei mehr als zwei Benutzern erbittet ITIS AG, der Herausgeber dieser Distribution, eine moderate Nutzergebühr, zirka die Hälfte der marktüblichen Kosten. Die Univention Edition in Ihrem UCS hingegen ist auch mit mehr als zwei Benutzern ohne Nutzungsgebühren betreibbar.

Die Oberfläche von ITISeasy.business- Finanzen. Über das Dashboard sehen sie sogleich, was zu tun ist bzw. wie die Lage des Unternehmens in Bezug auf Geldeingang, Zahlungen und Kontenstände ist.

Übrigens Distribution: ITIS easy.business basiert auf der inzwischen sehr populären Software Open ERP bzw. odoo Community. Allerdings sind inzwischen allein von ITIS über 400 Module hinzugekommen, sodass die Distribution mit Fug und Recht als eigenständiges Produkt herausgegeben wird. Mit einer großen Anzahl an Verbesserungen und vielen neuen Eigenschaften setzt ITISeasy.business vor allem dort an, wo die Community-Lösung an ihre Grenzen kommt.

Im heutigen Schwerpunkt geht es vor allem ums Geld. Schließlich verwaltet ein ERP-System gerade dieses als einen der drei Ströme, die durch ein Unternehmen fließen. Zur Vollständigkeit seien auch die anderen beiden erwähnt: Material, also alles was eingekauft und verkauft, oder produziert wird, sowie die Zeit, die bei jeder Dienstleistung oder Wertschöpfung bis hin zur Mitarbeiterverwaltung eine entscheide Größe ist und besser ebenso sorgfältig wie die ersten beiden Ströme gemanagt werden sollte.

Das soll ich haben – speziell für Deutschland: Erträge, Ausgabe, Forderungen und Verbindlichkeiten immer im Griff.

Alles im Rahmen

Im Verlauf der Jahre hat sich ITISeasy.business zur vollwertigen Finanzverwaltung gemausert. Zunächst ist da die gesetzeskonforme Buchhaltung zu nennen, die mit einem flexiblen Kontenrahmen an die typischen Unternehmensfälle angepasst werden kann. Die häufig genutzten DATEV-Kontenpläne SKR03 und SKR04 liegen bereits als installierbare Schablonen vor, und wir empfehlen auch, den Kontenrahmen als einen der ersten Schritte bei der Einrichtung eines ERPs zu installieren, weil davon einfach sehr viele Dinge abhängen. Zum Beispiel auch die anschließende Steuereinrichtung, die bei vielen Firmen, die Mehrwertsteuer ausweisen, unabdingbar ist. Hier arbeitet ein Elster-kompatibles Umsatzsteuermeldeprogramm Hand in Hand mit Ihnen.

Bank und bare Kasse lassen sich natürlich auch mit ITISeasy.business verwalten. Um die Konten ständig im Blick zu haben, ist ein Komfort-Import im Programm eingebaut. Dieser unterstützt sowohl MT-940 als auch andere Formate, die Excel- oder CSV-basiert sind. Umsätze, die so in ITISeasy.business gelangen, können dann sehr leicht gegen die offenen Forderungen oder Verbindlichkeiten ausgeglichen werden. In der Fachsprache spricht man vom reconcile, oder dem Ausziffern, so der DATEV-Jagon. Übrigens DATEV: Über eine eingebaute Schnittstelle lassen sich die Daten an DATEV senden oder auch die von DATEV kommenden Daten wieder einlesen.

Der Prozess des Abgleichs von Bankbewegungen mit den eigenen Buchungen. Hier werden Zahlungen Ihrer Kunden und die offene Rechnung einfach einander zugeordnet.

Alles im Cashflow

Dreh- und Angelpunkt der Finanzen sind natürlich die Rechnungen, sowohl für Ihre Kunden (Debitoren) als auch für die Lieferanten (Kreditoren). Ein gut über den Status der jeweiligen Rechnung dargestellter Plan zeigt auf, was noch in Rechnung zu stellen ist, oder an Forderungen erwartet wird. Klar auch, dass die Rechnungen sich aus dem Angebot-Auftragsbereich des Vertriebs ergeben, bzw. durch das Bestellwesen des Einkaufs ihre Grundlage finden.

Die vollständige Finanzbuchhaltung: Kreditoren-Rechnungen, die im Hintergrund gleich die passenden Konten ansprechen und anhand des Status leicht zu durchblicken sind.

Sobald die Rechnung gebucht wird, spiegeln sich die Zahlen auch im dahinterliegenden Kontenplan wider. Jetzt läuft auch die Uhr, denn wenn die Zahlungsfrist überschritten ist, wird man von ITISeasy.business daran erinnert. Bei Kunden kann dann ein ausgefeilter Prozess der Zahlungserinnerung mit maßvoller Methodik zum Einsatz kommen. Die Lieferantenrechnungen werden jeweils zur Zahlung vorgeschlagen, aber die Entscheidung darüber obliegt natürlich Ihnen. Apropos Zahlung. Durch die QR-Code-Integration mit der Banking-App ist die Überweisung ein Kinderspiel.

Gerade in der Buchhaltung sind Belege für die Buchungen das A und O. Hier glänzt ITISeasy.business durch seine mögliche Verbindung mit einem vollwertigen und vollständigen Dokumenten-Management-System namens ITISeasy.docs. Alle Belege, die in ITISeasy.business entstehen, werden automatisch dort abgelegt, sodass man sich um die Ablage keine Gedanken zu machen braucht. Nur von auswärtiger Quelle hereinkommenden Dokumente sollten in der bereits vorgegebenen Ablagestruktur von ITISeasy.docs noch hinzugefügt werden. Ein einfaches Drag-and-Drop macht dies zum Kinderspiel.

Automatische Belegablage: In Verbindung mit dem Produkt ITISeasy.docs ist die Ablage ganz automatisch erledigt.

Zur Sache: Zahlen bitte

ITISeasy.business unterstützt ein umfangreiches und detailliertes Controlling. Erreicht wird dies unter anderem durch die aktivierbare Kostenrechnung und Budgetplanung. Mittels Stichworten an den Kostenstellenbuchungen lassen sich die Ausgaben und Einnahmen auch bereits unterteilen, sodass eine Gesamtsicht der Kosten und Erträge für jedes Stichwort oder der Kombination daraus möglich ist.

Abgerundet wird das Modul durch ein umfangreiches und individuelles Berichtswesen, welches sich anhand von Business-Intelligence und mittels KPI besonders an die Wünsche derNutzer*innen anpasst. Die integrierte Business-Intelligence-Sicht liefert die Zahlen mit einem möglichen Drill Down für den jeweiligen Grund und erlaubt auch grafische Auswertungen. Aber auch die klassischen Berichte wie Rohbilanz, GUV, SuSA und Anlagenspiegel sind mit von der Partie. Es gibt also viel zu entdecken in den Finanz-Modulen von ITISeasy.business. Am besten probieren Sie es einfach mal aus.

So kommt Freude auf. Die Wachstumsaussichten lassen Gutes erahnen, aber hier ist es in den Zahlen dann richtig übersichtlich.

Übrigens, wir helfen Ihnen gerne auch bei Planung, Einrichtung und eben auch dem Betrieb Ihres ERP-Projekts. Aber jetzt erst einmal viel Erfolg beim Ausprobieren von ITISeasy.business UE!

Wenn Sie mehr wissen möchten, besuchen Sie bitte unsere Website: https://www.itis.de

Alternativ können Sie uns per E-Mail kontaktieren.