UCS@school in Jena

In der kreisfreien Großstadt Jena in Thüringen gibt es 27 Schulen in der Trägerschaft der Stadt. An den Schulstandorten werden in Grund-, Gemeinschaftsschulen, Gymnasien, drei berufsbildenden Schulen und einem Förderzentrum etwa 12.500 Schüler*innen und 1.700 Lehrer*innen von unserer im Medienzentrum Jena sitzenden IT betreut. Mittlerweile arbeiten zehn Mitarbeiter*innen im Medienzentrum, darunter drei Schulbetreuer*innen sowie einzelne Betreuer*innen für Infrastruktur, Linux-Administration, Mobile Device Management (MDM) und Softwareverteilung. Sie kümmern sich um die informationstechnische Versorgung und Ausstattung aller sich in Trägerschaft der Stadt befindenden Schulen.

Digitalpakt macht den Weg frei für unser Projekt

Der Bedarf dafür ist in den letzten Jahren merklich gestiegen, lange Zeit aber gab es nicht die Mittel zur Finanzierung eines solchen IT-Supports. Deshalb schwappte der Digitalpakt für uns genau zum richtigen Zeitpunkt ins Land. Das war der lang ersehnte Startschuss für unser Projekt, eine Neuaufstellung der Schul-IT in Jena, und die Zusammenarbeit mit Univention.

Mir ist es ein Anliegen, Ihnen in diesem Blogbeitrag genauer zu schildern, wie wir in Jena vorgegangen sind, welche Anforderungen wir hatten, wie die entsprechende Lösung aussah und warum wir uns schließlich für die Open-Source-Lösung UCS@school entschieden haben. Dabei möchte ich auch auf kleinere und größere Herausforderungen im Projektverlauf eingehen und umreißen, wie wir ihnen begegnet sind.

Ausgangssituation und Konzeptentwicklung

Bevor wir unsere Entscheidung für UCS@school von Univention fällten, kämpften wir mit einer dezentralen IT-Infrastruktur mit separaten Schulservern und einheitlicher IP-Netzwerkstruktur an allen Standorten ohne zentrales Software Management. Für zentrale Angebote wie Groupware, Radius und das Lern Management System (LMS) Moodle waren Einzelkonfigurationen mit zusätzlichen Accounts für jeden einzelnen Benutzenden notwendig.

Temporär waren wir zu zweit für tausende Geräte an den 27 Schulstandorten zuständig – eine echte Mammutaufgabe, die nur durch einheitliche Systeme mit einem Schulserver an jedem Standort sowie hohen Arbeitseinsatz bewältigt werden konnte. Trotz der guten Ausstattung in Jena war der personelle und zeitliche Aufwand für die separate Serververwaltung auf Dauer zu groß.

Wir waren uns schon länger darüber im Klaren, dass wir für eine zeitgemäße Schul IT zu einem anderen System wechseln mussten. Dieser Wechsel scheiterte bis dato immer an den fehlenden Investitionsmitteln, die uns dann aber dank des Digitalpakts doch zur Verfügung standen. Dieser inkludierte im Vergleich zu anderen Förderungen nicht nur Investitionen für den Ausbau der IT-Infrastruktur und das WLAN, sondern auch Landes- und Bundesmittel für den Einkauf von Support.

Für die Beantragung der Mittel aus dem Digitalpakt (für die einzelnen Schulen und global für Jena) war die Entwicklung eines aussagekräftigen Konzepts erforderlich, welches wir dem Stadtrat vorlegten. Teil des Konzepts war neben der Sanierung und Neuausstattung der Schulstandorte auch der Aufbau eines größeren Support-Teams, das die Unterhaltung der IT aller Standorte zuverlässig übernehmen sollte. Zusätzlich zur grundlegenden Konzeption erarbeiteten wir eine fundierte Planung inkl. benötigter Kapazitäten und konkreter Umsetzungsschritte, die uns nun zusammen mit den finanziellen Mitteln einen wirklichen Neuanfang in den Jenaer Schulen ermöglicht.

Anforderungen an die neue IT-Lösung

Im Vorfeld des Projekts fragten wir uns, wie die neue Netzwerkstruktur aussehen soll, welche IP-Adressen wir für welche Systeme brauchen, wie Schüler*innen und Lehrer*innen das WLAN nutzen (über Voucher oder Authentifizierung per Radius) und wie die Benutzernamen strukturiert sein sollen. Darüber sollte man sich vor Projektbeginn Gedanken machen und am besten auch in Austausch mit den Lehrenden treten.

In unserem Fall fiel die Wahl auf in 10er- und 15er-Abschnitte strukturierte IP-Adressen, „nachname.vorname“-Struktur, für die Benutzernamen und die Bestimmung von medienverantwortlichen Lehrer*innen an allen Schulstandorten. Letztere bearbeiten den jeweiligen Antrag für den Digitalpakt gemeinsam mit uns, stehen als Ansprechpartner für simple IT-Fragen zur Verfügung und übernehmen im besten Fall auch den First-Level-Support vor Ort.

Von zentraler Bedeutung war dann die Entscheidung für die Fortsetzung des Betriebs von Schulservern und gegen die Einrichtung eines Zentralservers. Ausschlaggebend war hier die Ermöglichung einer gewissen Ausfallsicherheit, die den Traffic der etwa 2.000 zusätzlichen mobilen Endgeräte (iPads, Notebooks) bei einer 1-Gigabit-Anbindung an das Internet standhält. Aus diesen Vorüberlegungen und weiteren Vorgaben ergaben sich dann einige Anforderungen an die neue IT-Lösung:

  • Open Source Software (OSS) statt proprietäres Angebot
  • Einheitlichkeit des Systems an allen Standorten
  • Geringer Schulungsbedarf für Lehrer*innen und Schüler*innen
  • ID-Management und LDAP-Funktionalität für alle Geräte
  • Stabilität und mögliche Erweiterungen
  • Abdeckung der Bedarfe an Schulserverfunktionalitäten, Cloud, Groupware, Radius, Office 365, Apple ID, etc.

Entscheidung für Univention und UCS@school


UCS@school Portal Jena

UCS@school erfüllte all diese Anforderungen und überzeugte darüber hinaus mit einer Vielzahl an Open-Source-Erweiterungsmöglichkeiten sowie einem für uns stimmigen Preis-Leistungs-Verhältnis. Da uns durch den Digitalpakt nun auch die Mittel für die Projektimplementierung zur Verfügung standen, zögerten wir nicht länger und schlugen schließlich 2019 mit Univention den Weg in Richtung zeitgemäße IT für die Jenaer Schulen ein.

Konkret entschieden wir uns für eine Schulserverdomäne für den Schulträger, Groupware mit Open-Xchange (OX) sowie Nextcloud mit Anbindung an die Schulserverlaufwerke für Schüler*innen und Lehrer*innen und die Nutzung des ID-Managements der Domäne für das LMS Moodle. Ebenso setzten wir ein Helpdesk-Portal für Tickets, PC- und Geräteanmeldungen, die LDAP-Nutzung zum Management von Druckern, Clients sowie aktive Komponenten inkl. zentraler Softwareverteilung an allen Schulstandorten um. Zusätzlich dazu bieten wir den Schüler*innen und Lehrer*innen noch ein FAQ mit Antworten auf häufig gestellte Fragen sowie eine Nutzerordnung und die Datenschutzbestimmungen. Unseren ukrainischen Schüler*innen geben wir Links an die Hand, die ihnen den Einstieg in einer deutschen Schule erleichtern sollen.

Falls Sie sich für unsere Netzstruktur und unser Schulportal interessieren, empfehle ich Ihnen den etwa 5-minütigen Ausschnitt aus der Aufzeichnung unseres Anwendervortrags beim Univention Summit 2022. Darin erläutert mein Kollege Sebastian Gille, Infrastruktur-Administrator im Medienzentrum Jena, wie wir in den Jenaer Schulen an die Neugestaltung der IT herangegangen sind.

Allgemeine Vorteile von UCS@school für Schulen und Lehrkräfte:

  • Zentrale Verwaltung von Accounts, Schulen, Klassen, Netzwerken und Berechtigungen sowie Anbindung weiterer Lösungen von Drittanbietern von Filesharing, Office- oder E-Mails-Programmen, Lehr-Lernsoftware und weiterer pädagogischer Anwendungen
  • Sichere Verwendung von privaten Smartphones und Tablets (BYOD)
  • Fokus auf ID-Management im pädagogischen Umfeld und ein intelligentes Rechtekonzept für den Zugriff auf digitale Lernplattformen, IT-Dienste und digitale Medien

Herausforderungen im Projektverlauf

Unsere Euphorie zu Beginn der ersten Projektphase wurde teilweise durch die vielen Entscheidungen, die wir aktiv treffen mussten, ausgebremst. Eine neue IT-Lösung bedeutet eben – trotz der überwiegenden Vorteile – viel Arbeit. Bei UCS@school gibt es kein vorgefertigtes System. Dafür konnten wir frei aus verschiedenen Optionen wählen und die IT-Infrastruktur ganz nach unserem persönlichen Gusto gestalten – genau das geht mit Univention. Eine weitere Herausforderung betraf die Änderungen, die der Umbau mit sich brachte, insbesondere für Lehrer*innen und Schüler*innen, die sich erst an neue Vorgehensweisen gewöhnen mussten.

Während Lehrende vor der Umstellung die Möglichkeit hatten, mit einer Oberfläche Schüler*innen selbst anzulegen bzw. auch für die Schüler*innen die Möglichkeit bestand, sich selbst anzumelden, sieht die neue IT-Lösung dafür ausschließlich den Import über die Schulverwaltungsprogramme vor. Statt eines globalen DHCP-Servers in jeder Schule mit IP-Adressen für alle verwendeten Geräte sind heute nur noch definierte Geräte, die wir selbst anschaffen und betreuen, zulässig. Alle anderen Geräte erhalten keine IP-Adresse oder werden in separate Netze umgeleitet. Solche Umstellungen stellten eher kleinere Herausforderungen dar, die durch Unterstützung unsererseits problemlos überwunden werden konnten, sodass wir heute sagen können: Die Entscheidung für eine Netztrennung hat sich bewährt.

In anderen Bereichen konnten wir die für Lehrer*innen vertrauten Komponenten beibehalten, so z. B. OX für das E-Mail-System. Insgesamt verlief der Umbau zu einem Schulträger übergreifenden Netz und einer Neuanbindung der schulischen IT ohne größere Probleme. Zwar kam es aufgrund gestörter Lieferketten zu einigen Verzögerungen, aber unsere Entscheidung für UCS@school zweifelten wir deshalb nicht an. Heute können wir Zusatzdienste mit deutlich geringerem Aufwand live schalten und so Lehrenden und Lernenden umgehend zugänglich machen. Ratsam ist es jedoch, genügend Zeit für so ein großes Projekt einzuplanen und Mitarbeiter*innen zu beschäftigen, die sich bereits gut mit Linux auskennen.

Fazit & Ausblick

Mit UCS@school sind die Kosten für den Schulträger planbar und angemessen. Heute ist es leichter, neue Anwendungen zentral verfügbar und für jedermann nutzbar zu machen. Ebenso reduzieren sich durch die Einheitlichkeit unserer gewählten Lösung die Aufwände für Schulungen.

Aktuell betreuen wir an den Schulstandorten 4.000 PCs, 1.500 Notebooks und 1.500 iPads sowie Server, Switches und APs. Da immer mehr Endgeräte in die Infrastruktur drängen und die Performance darunter leidet, wollen wir in den nächsten Monaten von einer 1-Gigabit-Leitung auf eine 10-Gigabit-Leitung umstellen. In Zukunft sollen zudem die Serverkapazitäten angepasst und Schulungen für die Nutzung intensiviert werden. Außerdem soll der Apple School Manager angebunden und eine BigBlueButton-Integration sowie die Authentifizierung mit Office 365 umgesetzt werden.

In der Gesamtbetrachtung hat dieses Projekt die gesamte Schul-IT in Jena auf ein neues Level gebracht. Das System ist nun professionell, skalierbar und zentral managet – und überwachbar. Das Angebotsspektrum an die Schulen ist deutlich erweitert. Gleichzeitig schaffen neue und verbesserte Angebote einen höheren Bedarf der Schulen, was wiederum der angestrebten Digitalisierung zugutekommt. Insgesamt ist es ein Prozess, mit sehr viel Arbeit, mit einer hohen Anforderung an das Know-how der Kollegen im MedienZentrum und mit der Möglichkeit Schul-IT sicher, hochverfügbar und zeitgemäß ausstatten zu können.

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Peter Jerie

Peter Jerie ist Leiter des Medienzentrums Jena.

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Kommentare

  1. Der Beitrag gefällt mir sehr gut! Man sollte ihn zur Pflichtlektüre aller Entscheider für die technische Ausstattungen der Schulen machen.

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