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Das Univention App Center bietet Ihnen eine große Auswahl an Software-Lösungen an – die für Sie passende zu finden, ist jedoch nicht immer einfach.

In diesem Blogartikel zeige ich Ihnen ein Verfahren, mit dem Sie die optimale Lösung für Ihr Unternehmen finden können und erkläre die Aspekte von Software, die Sie besonders untersuchen sollten.

Unsere praktische Feature-Checkliste zur Software-Bewertung

Heute hat jede Software unzählige Funktionen – große und kleine. Nur wenige von ihnen sind unerlässlich, einige von ihnen sind wichtig, aber viele fallen in die Kategorien „nicht benötigt“ oder „nice-to-have“. Sich bewusst sein, welche Funktionen für Ihre Umgebung wichtig sind, wird so zur kritischen Aufgabe, die die Akzeptanz der Lösung bei Ihren Benutzern erhöhen oder verringern kann.

Um Sie in diesem wichtigen Prozess zu unterstützen, haben wir eine praktische Checkliste für die Software-Bewertung erstellt. Diese können Sie als xlsx-Datei sowie im ods-Format herunterladen. Die Checkliste hilft Ihnen dabei, alle Features zu bewerten und die jeweiligen Lösungen zu vergleichen. Dabei werden die Funktionen in verschiedene Kategorien eingeordnet – je nachdem, wer sie angefordert hat.

Um Ihnen die verschiedenen Kategorien anhand eines Beispiels erklären zu können, habe ich für Sie eine Beispielliste (Beispielliste im ods-Format) erstellt. Diese zeigt die Bewertung von Groupware für den Einsatz in einer Poliklinik.

Klassifizierung der wichtigsten Software-Funktionen

Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, ist: „Welche Funktionen muss die Software erfüllen?“

Wenn wir uns Groupware-Lösungen ansehen, gibt es drei Funktionen, die die Software haben muss:

  • E-Mails versenden
  • Kontakte synchronisieren
  • Kalender verwalten

Ohne diese Kernfunktionen wäre die Software nutzlos. Sekundäre Funktionen können ein Chat und die gemeinsame Nutzung von Daten sein. Natürlich sind nicht immer alle Kernfunktionen entscheidend, damit die Software ihren Zweck erfüllen kann. Die Gewichtung dieser Funktionen ist daher die Essenz der Klassifizierung der Software.

Benutzerfreundlichkeit: Wie Sie die Bedürfnisse und Wünsche der Benutzer erfüllen

Die wichtigsten, weiteren Funktionen kommen durch Ihre Benutzer. Wenn eine Lösung für die Endnutzer nicht nützlich oder nutzbar ist, werden sie diese höchstwahrscheinlich nicht verwenden. Allerdings wird direktes Fragen, was die Features sein sollen, selten von Erfolg gekrönt sein.

In vielen Fällen wird sich ein Benutzer mehr auf das visuelle Erlebnis als auf seine tatsächlichen Wünsche und Bedürfnisse konzentrieren. Die Antwort: „Die Benutzeroberfläche sollte himmelblau sein mit iPhone-ähnlichen Tasten.“ ist ebenso wahrscheinlich wie „Wir müssen Belege in das Buchhaltungssystem hochladen können“.

Beobachten Sie die Benutzer in ihren alltäglichen Arbeitsabläufen

Der bessere Weg ist, dass die Benutzer Sie durch ihren aktuellen und bevorzugten Arbeitsablauf führen. Dabei halten Sie fest, wohin der Benutzer klickt und welche Aktion er ausführt. Achten Sie besonders auf Aktivitäten, die er zweimal macht. Es ist wichtig, den Arbeitsablauf im Detail zu beobachten. Denn Benutzer akzeptieren oft Probleme, weil sie schon immer da waren und ein Gewöhnungseffekt eingetreten ist.

Das Auffinden dieser versteckten Unannehmlichkeiten, wie z. B. die doppelte Eingabe von Informationen oder die Notwendigkeit, sich erneut zu authentifizieren anstelle von Single Sign-on, gibt Ihnen die Möglichkeit, das Leben eines Benutzers komfortabler zu gestalten. Am Ende werden diese versteckten Funktionen die Akzeptanz eines neuen Systems deutlich steigern.

In unserem Beispiel waren die von den Benutzern erwähnten Funktionen Mobilfunkkompatibilität und Gruppen-E-Mail-Konten. Gleichzeitig stellten wir fest, dass die Benutzer am meisten frustriert waren, weil sie ihr Passwort eingeben mussten und durch die komplexe Erstellung von Sortierregeln im aktuellen System. Somit sind die vier Merkmale wichtige Teile der Software-Bewertung.

Wichtige Funktionen, die für Administratoren zu beachten sind

Der zweitwichtigste Aspekt einer Software betrifft den Komfort für den Administratoren. Dabei ist am wichtigsten, dass die Software so weit wie möglich in andere Lösungen innerhalb Ihres Software Stacks integriert werden kann. Nichts ist fehleranfälliger, als immer wieder denselben Benutzer mit demselben Benutzernamen, Namen und E-Mail anlegen zu müssen.

Ebenso werden die Administratoren erhebliche Probleme haben, zahlreiche verschiedene Passwortrichtlinien verwalten zu müssen. Sicherzustellen, dass mehrere unabhängige Systeme Ihren Anforderungen entsprechen, kann eine große Herausforderung sein. Ganz zu schweigen davon, dass man herausfinden muss, welches Passwort man zurücksetzen muss, wenn sich ein Benutzer nicht mehr anmelden kann. Daher empfehlen wir, die Integration des neuen Systems in die bestehende IT-Infrastruktur als Anforderung festzuhalten.

Das Update- und Patch-Management ist ein weiteres Thema, das Sie als administrative Anforderung betrachten sollten. Dazu gehören auch die Betriebssysteme und der Server, auf dem das System läuft. Insbesondere sollten Sie den Preis für die Wartung sorgfältig abwägen, wenn sich das zugrundeliegende System von dem bisher im Unternehmen verwendeten völlig unterscheidet.

In unserem Beispiel musste das System in die Benutzer- und Mailverwaltung von UCS integriert werden. Die Administratoren bevorzugten eine Lösung, die direkt aus dem UCS App Center installiert werden kann und sich so in das Patch-Management integriert. Ein weiterer Wunsch war die Integration in das Nagios-Monitoring-System.

Gesetzliche und geschäftliche Anforderungen

Schließlich müssen Sie sich mit den gesetzlichen und geschäftlichen Anforderungen befassen. Eine der am häufigsten genannten Anforderungen ist die Support-Verfügbarkeit. Andere Fragen, die Sie eventuell berücksichtigen sollten, sind:

  • Ist das System Open Source oder nicht?
  • Gibt es eine Schulung?

Ausgehend von unserem Beispiel haben wir spezifische Anforderungen an die Protokollierung und Cloud-Integration. Es bestand auch der starke Wunsch, dass die Benutzer die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden können.

Letzter Schritt im Software-Evaluierungsprozess

Die letzte Zeile, die Sie ausfüllen sollten, ist der Preis der Software: Sowohl der Preis für die Erstinstallation als auch die jährlichen Kosten für Support und Wartung.

Basierend auf diesen Kosten und der Anzahl der erfüllten Anforderungen berechnet die Tabelle eine Punktzahl der erfüllten Anforderungen pro bezahltem Euro oder Dollar. So können Sie schnell erkennen, welchen Wert Sie für Ihr Geld erhalten. Die Tabelle warnt Sie auch, wenn die betreffende Software nicht alle Ihrer „Must-Haves“ erfüllt.

Fazit

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass ein systematischer Ansatz bei der Evaluierung einer neuen Software unerlässlich ist, um eine gut durchdachte Entscheidung zu treffen. Diese Herangehensweise rückt die Emotion und die Bekanntheit einer Lösung aus dem Blickfeld. So konzentrieren Sie sich auf alle Bedürfnisse und Anforderungen, sowohl für Benutzer als auch für Administratoren. Wenn Sie einen solchen Ansatz anwenden, können Sie mit einem Kauf ohne Bedenken fortfahren.

Wir hoffen, dass dieses Verfahren und unser Beispiel hilfreich für Sie ist, um gute Entscheidungen über zukünftige Softwarekäufe zu treffen. Wenn Sie Feedback oder Fragen haben, hinterlassen Sie gern einen Kommentar.

Stöbern Sie durch unser App Center und testen unsere Checkliste!

Kevin Dominik Korte studierte Informatik an der Jacobs University Bremen und schloss 2011 mit einem Master of Science ab. Anschließend arbeitete er zwei Jahre im Professional Services Team von Univention. Seit Oktober 2013 ist er President of Univention North America Inc. und für die Geschäftsentwicklung in den USA verantwortlich.

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Kommentare

  1. bearbeitung dieses themas gefaellt mir. weiter so.
    … kann ich das sheet auch im opendocumentformat erhalten – xlsx passt nicht so 😉

    • Hallo Herr Conitz,
      wir freuen uns, dass Ihnen der Beitrag gefallen hat. Gerne sind wir Ihrem Wunsch nachgekommen und haben die Tabellen im Text auch im ods-Format zum Download verlinkt.

      Beste Grüße
      Irina Feller

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