Screenshot von Tine 2.0

Caroline – Herzlich Willkommen. Wer sich alljährlich fragt, warum Tine 2.0 Major Releases einen Codenamen wie Elena, Egon und jetzt Caroline tragen, dem sei kurz erklärt, dass es sich hierbei um die Namen der Sprößlinge des Tine 2.0 Teams handelt.

Und Caroline hat es wirklich in sich. Bei unserem neuesten Streich handelt es sich um unser bis dato umfangreichstes Update. Hier eine Auswahl der wichtigsten Neuerungen:

Volltextsuche in indizierten Dokumenten, Versionierung und optionaler Preview

Mit der Erweiterung des Dateimanagers tragen wir der fortschreitenden Digitalisierung und dem Trend des kollaborativen und standortunabhängigen Arbeitens Sorge. Während das Verwalten, Verknüpfen, Teilen und Synchronisieren von Dateien und Dokumenten in Tine 2.0 schon länger möglich ist, setzt die Volltextsuche in indizierten Dokumenten eine neue Marke. Da die Volltextsuche mit tika erfolgt, wird auf dem Tine 2.0 Webserver lediglich eine tika.jar benötigt.

Screenshot von der Volltextsuche und Preview Funktion in Tine 2.0 Caroline

Die Versionierung von Dokumenten schützt die Autoren vor unerwünschten Inhaltsverlusten durch Überschreiben. Werden neue, geänderte Versionen eines Dokuments in den Dateimanager geladen, werden diese von Tine 2.0 versioniert. Ältere Versionen des Dokuments stehen den Anwendern somit weiterhin zum Download zur Verfügung. Nützlich ist in diesem Zusammenhang auch die Möglichkeit der systemseitigen E-Mail-Benachrichtigung, welche den zuvor definierten Autorenkreis über Änderungen an Dateien informiert.

Schnell mal nach einem ganz bestimmten Dokument oder Bild suchen – wenn man Dateinamen oder Speicherort nicht kennt, ist das ein oft mühseliges und zeitraubendes Unterfangen: Müssen verdächtige Dokumente doch erst einmal auf den Client geladen und mit dem zuständigen Programm geöffnet werden. Mit Caroline profitieren unsere Business-Kunden auf Wunsch von einer Dokumentenvorschau für unterschiedlichste Formate von pdf über jpg bis hin zu doc – direkt im Dateimanager und unabhängig vom Betriebssystem des Clients. Für die Erzeugung der Vorschaubilder wird ein zusätzlicher Dienst benötigt, den Metaways ihren Business-Kunden als SaaS-Option anbietet.

Die Berechtigungsverwaltung für den Dateimanager wurde um die Rechte „Veröffentlichen“ und „Herunterladen“ erweitert. Erstellte Download-Links für externe Zugriffe auf Dateien lassen sich jetzt mit einem zufällig generierten Passwort schützen.

Serienbrief-Funktion

Während sich in den Vorgängerversionen von Tine 2.0 der Beitrag für die Erstellung von Serienbriefen auf die Datenquelle beschränkt (Export), ermöglicht Caroline das Hinterlegen von fertigen Templates im docx-Format, sodass der Export der selektierten Empfänger direkt in den hinterlegten Serienbrief erfolgt und der fertige Brief für den Druck im gewählten Office-Programm geöffnet werden kann.

Screenshot der Serienbrief-Funktion in Tine 2.0 Caroline

Automatische Terminsuche und dynamische Serienterminausnahmen

Beim Hinzufügen von Teilnehmern und Ressourcen für einen zu vereinbarenden Termin erhält der Organisator bereits im Erstellen-Dialog den Verfügbarkeitsstatus angezeigt. Handelt es sich um einen größeren Teilnehmerkreis, hilft die neue Funktion der automatischen Terminsuche, welche dem Organisator auf Klick die nächsten freien und passenden Slots aller Teilnehmer und Ressourcen vorschlägt.
Ein bekannter Fallstrick bei Serienterminen sind die Terminausnahmen, welche vom Organisator manuell aus dem Serientermin entfernt werden müssen. Die neuen dynamischen Ausnahmen ermöglichen bereits während der Terminerstellung die Berücksichtigung von anderen Tine 2.0 Kalendern wie z. B. Kalender für Ferien, Urlaub und Krankheit.

Screenshot der Funktion Automatische Terminsuche in Tine 2.0 Caroline

Allgemeine Neuerungen

Nahezu alle Einträge und Anpassungen in Tine 2.0 werden in eine Historie mit Undo-Funktion geschrieben, sodass sich auf Wunsch überschriebene Einträge wiederherstellen lassen. Systemlinks ermöglichen intern einen direkten Zugriff auf Module, Ordner und Dateien.

Die erweiterte Zwei-Faktor-Authentifizierung ermöglicht die Aktivierung einer zusätzlichen PIN-Abfrage für den Zugriff auf ausgewählte Module, Ordner und Dateien.

Mehr Informationen zu Caroline und Tine 2.0 erhalten Sie auf www.tine20.com oder

Testen Sie Tine 2.0 jetzt direkt über das App Center!

 

Christian Baumann

Der Vertriebsexperte Christian Baumann verfügt über 20 Jahre Erfahrung im Vertrieb und Customer Experience Management für IT Services und Business Software. Seit 2012 verantwortet er bei der Metaways Infosystems GmbH die Bereiche Vertrieb und Marketing. Mit ihrem langjährigen Engagement und ihren Projekten zählt die Metaways zu den Dinos der deutschen Open Source Szene für webbasierte Business Applikationen.

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